Comment archiver messages vocaux

courrier Archivage de voix est devenue une exigence pour plusieurs types d'entreprises et les entreprises. La Security and Exchange Commission ( SEC ) et l'Agence de réglementation de l'industrie financière ( FINRA ) ont fait de la communication courante dans les affaires , y compris les courriels , les messages texte et la messagerie vocale , sous réserve de l'archive et règlements sur l'entreposage . E - découvrir et d'autres exigences font de cette gestion de données important de préserver les documents d'affaires . La messagerie vocale peut être difficile aux archives , les entreprises peuvent avoir des téléphones fixes , les téléphones voix sur IP et les téléphones cellulaires qui sont tous soumis à des exigences d'archives , même après que l'utilisateur supprime le message . Choses que vous devez
liste d'inventaire de téléphone
programme d'archivage de la messagerie vocale intégrée
Voir Instructions
Le 1

procéder à un inventaire de votre système téléphonique . Déterminer où se trouvent les téléphones de l'organisation de votre entreprise ou et les énumérer . Notez le type de connexion ( fixe , voix sur IP ou cellulaire ) .
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Installez un logiciel de téléphone d'archives qui intègre tous les systèmes de téléphone ensemble. Ce système devrait tenir l'inventaire de votre téléphone et vous connecter tous les messages vocaux . Ce programme sera alors en mesure de rechercher des messages vocaux par les utilisateurs et les numéros de téléphone utilisés .
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Catalogue ces messages vocaux selon les lois qui régissent votre entreprise ou organisation . Exigences d'archives d'une entreprise sont souvent décrites par les organismes de réglementation . Les gouvernements ont souvent leurs propres règles relatives à la façon dont les fichiers de messagerie vocale qui sont enregistrés doivent être catalogués et stockés .
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Stockez les fichiers de messagerie vocale ou de transcription dans un lieu sûr et sécurisé . Certains messages vocaux doivent être transcrits à archiver. La plupart des règlements permettent simplement de messages de messagerie vocale à être enregistrées sur un disque dur au format numérique . Certains ont besoin d'être archivés sur les lecteurs de bande pour la lecture. Comprendre les exigences qui régissent votre entreprise ou organisation vous permettra d'être conforme à la réglementation messagerie vocale d'archives .