Comment configurer une liste de diffusion dans Excel
La nature interactive des applications au sein des suites de productivité bureautique telles que Microsoft Office crée des opportunités pour gagner du temps sur les tâches répétitives. Une liste de diffusion Excel peut être partagée avec Outlook pour la gestion des contacts et les envois d'e-mails, tandis que la même liste peut fusionner avec Word pour créer des lettres types ou des étiquettes d'adresse et de classement. Pour garantir l'utilisation la plus flexible de votre liste Excel, gardez à l'esprit quelques bonnes pratiques.
Création de votre liste de diffusion Excel
Étape 1
Ouvrez un nouveau classeur Excel et configurez les noms de champ pour votre liste dans la Ligne 1 . Assurez-vous que chaque nom de champ est unique.
Étape 2
Entrez les données dans les lignes sous les noms de champ pour créer des enregistrements pour chaque destinataire de courrier. Formatez les cellules pour la largeur des colonnes ou le retour à la ligne selon vos besoins. Les cellules peuvent rester vides lorsque les informations ne sont pas disponibles. Lorsque la saisie des données est terminée, nommez et enregistrez votre classeur en cliquant sur Fichier onglet puis Enregistrer .
Fusionner des données Excel avec Word
Étape 1
Ouvrez Word avec un nouveau document vierge. Cliquez sur Envois puis sur Démarrer le publipostage . Il existe plusieurs options pour fusionner. Pour cet exemple, sélectionnez Lettres .
Étape 2
Cliquez sur Sélectionner les destinataires , Utiliser une liste existante , puis sélectionnez le fichier de liste de diffusion Excel. Sélectionnez une table dans la fenêtre suivante. Cependant, avec une simple feuille de calcul de liste de diffusion, il n'y aura qu'une seule table définie. Sélectionnez-le et cliquez sur OK .
Étape 3
Rédigez votre lettre à fusionner comme vous le feriez pour toute correspondance, en omettant les copies personnalisées, telles que les adresses et les salutations, c'est-à-dire tout ce qui sera fusionné à partir de votre liste de diffusion Excel. Accédez au début de la lettre et cliquez sur Bloc d'adresse sur le ruban. Le côté droit de l'écran montre à quoi ressemblera le format actuel du bloc d'adresse avec vos données insérées. Le côté gauche contient les options de format. Choisissez entre ceux-ci et cliquez sur OK lorsque vous êtes satisfait du résultat.
Étape 4
Répétez le processus pour la ligne de salutation et toute autre donnée à l'aide de Insérer un champ de fusion bouton.
Lorsque votre lettre est terminée, cliquez sur Aperçu des résultats pour voir à quoi ressemblera votre lettre fusionnée. Vous pouvez également cliquer sur Vérifier les erreurs pour vous assurer que vos lettres s'imprimeront comme vous le souhaitez. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Terminer et fusionner et sélectionnez l'option de fusion souhaitée.
Importer des données de messagerie Excel vers Outlook
Étape 1
Convertissez votre feuille de calcul en un fichier de valeurs séparées par des virgules. Cliquez sur le Fichier onglet et Enregistrer sous . Sélectionnez un emplacement et nommez votre fichier. Sélectionnez CSV (délimité par des virgules) (*.csv) dans le champ Enregistrer sous le type boîte. Cliquez sur Enregistrer et fermez le fichier CSV.
Étape 2
Ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier onglet, Ouvrir et exporter et Importer/Exporter .
Étape 3
Cliquez sur Importer depuis un autre programme ou fichier . Cliquez sur Valeurs séparées par des virgules puis Suivant . Dans la fenêtre Importer un fichier, recherchez le fichier CSV de liste de diffusion créé à l'étape précédente et cliquez sur Suivant . Choisissez un dossier de destination pour les enregistrements importés. Contacts est choisi par défaut. Cliquez sur Suivant .
Étape 4
Assurez-vous que la case est cochée pour votre fichier CSV, puis cliquez sur Mapper les champs personnalisés .
Étape 5
Cliquez sur les noms de champs de vos données Excel dans De sur la gauche aux champs Outlook correspondants dans la zone À case à droite. Effectuez cette opération pour chaque champ dont vous avez besoin à partir de vos données Excel. Cliquez sur OK et Terminer pour terminer l'importation des données.