Comment créer une feuille de calcul des présences dans Excel

Créez une feuille de présence dans Microsoft Excel pour suivre les noms chaque jour à l'école, à la garderie, aux réunions de club ou aux réunions d'affaires. Excel 2013 est livré avec des filtres qui peuvent trier les noms par ordre alphabétique et même modifier une liste qui commence par les prénoms en une liste qui place les noms de famille en premier.

Mettre les noms par ordre alphabétique

Étape 1 :Saisissez les noms des participants

Entrez une liste de participants dans la première colonne d'une nouvelle feuille de calcul Excel commençant dans la cellule A3 .

Étape 2 :saisissez deux noms en commençant par le nom de famille

Retapez le prénom avec le nom de famille en premier si vous le souhaitez, dans la cellule B3. Retapez le deuxième prénom dans le même ordre dans la cellule B4 .

Étape 3 :Utiliser le remplissage Flash

Mettez en surbrillance les cellules B3 et B4 en faisant glisser le curseur dessus, puis cliquez sur Accueil languette. Cliquez sur Remplir dans la section Édition du ruban et sélectionnez Flash Fill dans le menu déroulant. Excel remplit automatiquement le reste de la colonne B avec les noms, chacun avec le nom de famille en premier. Faites un clic droit sur le A en-tête de la première colonne et sélectionnez Supprimer .

Étape 4 :Trier les noms par ordre alphabétique

Mettez en surbrillance tous les noms maintenant dans la colonne A. Cliquez sur Données puis cliquez sur Trier de A à Z icône. Tous les noms apparaissent maintenant dans l'ordre alphabétique en fonction des noms de famille.

Ajouter un titre et des jours

Étape 1 :Saisissez le texte

Tapez un titre pour le rapport de présence dans la cellule A1 . Dans la cellule A2 , saisissez Nom . Dans les cellules restantes de la ligne 2, saisissez les jours pour lesquels vous souhaitez suivre la fréquentation, par exemple lundi au vendredi .

Étape 2 :fusionner les cellules de titre

Faites glisser le curseur de la cellule A1 à la cellule qui se trouve au-dessus du dernier jour que vous avez entré, qui est la cellule F1 dans notre exemple. Faites un clic droit sur les cellules sélectionnées et sélectionnez Formater les cellules . Cliquez sur Alignement puis cliquez sur l'onglet Fusionner les cellules case à cocher.

Formater la feuille

Étape 1 :Passez en mode Mise en page

Cliquez sur Afficher puis cliquez sur l'onglet Mise en page icône. Vous pouvez maintenant voir comment la feuille de calcul apparaîtra sur une page au format lettre. Si vous effectuez le suivi d'un mois entier de fréquentation, modifiez l'orientation du papier en cliquant sur Mise en page , en sélectionnant Orientation et en cliquant sur Paysage .

Étape 2 :colorer les cellules de titre

Faites glisser les curseurs sur les cellules contenant du contenu dans les deux premières lignes. Cliquez sur Accueil puis cliquez sur l'onglet Remplir icône. Sélectionnez la couleur de remplissage que vous souhaitez. Cliquez sur Couleur de la police et sélectionnez une couleur qui contraste bien avec le remplissage, comme le blanc sur une couleur de remplissage sombre. Changer la police et Taille de la police si vous le souhaitez et cliquez sur Gras icône. Mettez en surbrillance les noms dans la liste et modifiez leur police , Taille de la police et Couleur de la police comme vous le souhaitez.

Étape 3 :centrer le texte

Mettez en surbrillance les cellules contenant du contenu dans la première ligne, cliquez sur Accueil puis cliquez sur l'onglet Alignement au centre icône. Mettez en surbrillance les cellules contenant les dates et placez-les dans Alignement centré aussi.

Étape 4 :Ajouter des bordures aux cellules

Sélectionnez toutes les cellules contenant des noms et les cellules vides sous chaque date. Sous Accueil cliquez sur l'onglet Bordure Flèche de l'icône et cliquez sur Toutes les bordures icône.

Étape 5 :Imprimez la feuille

Cliquez sur le Fichier menu et sélectionnez Imprimer pour imprimer la feuille de présence. Pour enregistrer une copie à utiliser ultérieurement, cliquez sur Fichier menu, sélectionnez Enregistrer puis choisissez un emplacement pour enregistrer le fichier au format XLSX du classeur Excel.