Comment créer un carnet d'adresses sur un ordinateur

La création d'un carnet d'adresses sur votre ordinateur est un excellent moyen de conserver tous vos contacts au même endroit. Et, Microsoft Excel est le meilleur logiciel à utiliser pour créer un carnet d'adresses sur un ordinateur. Excel est largement disponible et accessible à presque tout le monde, et il est très facile à utiliser. La création d'un carnet d'adresses dans Excel implique simplement la configuration et la mise en forme de quelques colonnes, puis la saisie d'informations. Une fois le carnet d'adresses configuré, il peut être facilement utilisé pour le publipostage ou comme liste de référence. Les instructions ci-dessous vous aideront à configurer un carnet d'adresses dans Excel 2003 ou Excel 2007.

Étape 1

Ouvrez Microsoft Excel sur votre ordinateur. Vous verrez qu'une feuille de calcul s'ouvre avec des lignes et des colonnes prédéterminées. Vous utiliserez ces lignes et colonnes pour configurer votre carnet d'adresses.

Étape 2

Ajoutez un titre en haut de la feuille de calcul. Cela vous aidera à vous souvenir des informations contenues dans un carnet d'adresses particulier. Vous devrez peut-être configurer différents carnets d'adresses à des fins diverses, par exemple, un pour les membres d'un club de lecture et un pour les membres de la famille. Avoir un titre clair vous aidera à tout organiser. Mettez le titre en gras et augmentez la taille de la police à l'aide des outils de la barre d'outils supérieure.

Étape 3

Sautez quelques lignes après le titre et entrez les en-têtes des colonnes du carnet d'adresses. Les en-têtes de colonne suivants vous seront très utiles :nom, adresse, ville, état, code postal, numéro de téléphone, numéro de fax et adresse e-mail. Tapez ces titres dans les colonnes A à H, respectivement. Il est très important que chaque élément soit saisi dans une colonne distincte.

Étape 4

Centrez et mettez en gras les en-têtes de colonne. Pour ce faire, cliquez sur le numéro de ligne à gauche de la ligne d'en-têtes. Cela mettra en surbrillance ou sélectionnera la ligne entière. Et, ensuite, utilisez les outils gras et centrés de la barre d'outils supérieure.

Étape 5

Entrez les informations de contact dans chaque colonne. Les informations pour chaque contact doivent être saisies sur une ligne distincte. Selon le nombre de contacts que vous avez, cela peut prendre un certain temps. Mais, rappelez-vous, vous n'aurez besoin de le faire qu'une seule fois. À l'avenir, il vous suffira d'ajouter de nouveaux contacts et de mettre à jour les informations. Si vous ne disposez pas de certaines informations pour certains contacts, laissez la cellule vide. N'oubliez pas d'utiliser les abréviations d'état à deux lettres requises par la poste.

Étape 6

Formatez le texte dans la colonne Code postal pour que tous les codes postaux se ressemblent. Mettez en surbrillance tout le texte de la colonne, à l'exception de l'en-tête de la colonne. Faites un clic droit sur les cellules en surbrillance et sélectionnez "Formater les cellules". Cliquez sur l'onglet "Numéro", puis cliquez sur "Spécial" dans la case "Catégorie". Cliquez sur "Code postal" ou "Code postal + 4" dans la case "Type". Cliquez sur OK." Cela rendra tous les codes postaux identiques.

Étape 7

Formatez le texte dans la colonne Numéro de téléphone afin que tous les numéros de téléphone de la colonne se ressemblent. Mettez en surbrillance le texte dans la colonne Numéro de téléphone, à l'exception de l'en-tête de colonne. Faites un clic droit dessus et sélectionnez "Formater les cellules". Dans l'onglet "Numéro", sélectionnez "Spécial" dans la case "Catégorie". Cliquez sur "Numéro de téléphone" dans la case "Type". Cliquez sur "OK".