Comment envoyer une demande de réunion sur Microsoft Outlook
Étant donné que Microsoft Outlook intègre votre messagerie, votre calendrier et vos contacts, l'envoi d'une demande de réunion peut être une tâche assez simple. Entrez simplement les noms des personnes que vous invitez, l'heure et le lieu, et appuyez sur le bouton Envoyer pour faire le travail. Cependant, Microsoft a intégré de nombreuses fonctionnalités supplémentaires à cette tâche, ce qui peut améliorer votre demande de réunion, en particulier si votre bureau utilise Microsoft Exchange.
Étape 1
Lancez Outlook et cliquez sur Calendrier icône en bas du menu de gauche. Dans l'onglet Accueil du calendrier, cliquez sur Nouvelle réunion icône. Pour créer une nouvelle réunion où que vous soyez dans Outlook, vous pouvez également appuyer sur Ctrl-Maj-Q .
Étape 2
Entrez les détails de la réunion dans les champs appropriés. Placez votre curseur dans le Sujet champ et tapez un nom pour la réunion. Sélectionnez l'emplacement champ et saisissez une adresse, un bâtiment ou une pièce. Cliquez sur Heure de début et Heure de fin " et spécifiez les heures de début et de fin de la réunion. Vous pouvez également sélectionner Toute la journée case à cocher pour les événements qui durent 24 heures, de minuit à minuit aux dates spécifiées. Sélectionnez le Message au bas de la boîte de dialogue si vous devez saisir un message approprié pour les invités.
Si votre bureau utilise Microsoft Exchange, vous pouvez également disposer d'un Salles afin que vous puissiez voir si une salle spécifique est disponible et la réserver pour votre réunion.
Étape 3
Pour entrer les noms des personnes que vous souhaitez inviter, sélectionnez À champ. Si quelqu'un ne figure pas déjà dans vos contacts Outlook, vous pouvez simplement saisir son adresse e-mail. Pour ouvrir votre carnet d'adresses, cliquez sur Réunion , sélectionnez Participants et cliquez sur Carnet d'adresses .
Le menu Participants vous donne également la possibilité d'annuler une réunion planifiée et de spécifier des options de réponse pour les destinataires, ce qui inclut de donner aux destinataires la possibilité de proposer une heure différente pour la réunion.
Étape 4
Cliquez sur Planifier juste en dessous de l'icône Réunion sous l'onglet Accueil si vous souhaitez vérifier que la réunion convient à votre emploi du temps. Les calendriers des destinataires peuvent également apparaître si vous êtes sur le même réseau Exchange et si vous êtes autorisé à afficher leurs calendriers.
Si vous êtes un utilisateur Exchange, cliquez sur Assistant de planification pour trouver le meilleur moment et le meilleur endroit pour se rencontrer en fonction des horaires des destinataires et de la disponibilité des salles.
Étape 5
Cliquez sur Options sous l'onglet Réunion pour sélectionner la façon dont vous souhaitez que l'heure de la réunion apparaisse sur votre calendrier. Les options supplémentaires ici vous permettent également de définir un rappel de réunion et de spécifier si la réunion sera récurrente ou non, par exemple pour définir des réunions hebdomadaires ou mensuelles.
Étape 6
Cliquez sur Réviser pour vérifier l'orthographe et la grammaire dans votre demande de réunion. Notez que les options supplémentaires ici vous donnent la possibilité de traduire la demande dans d'autres langues, ainsi que de vérifier les fuseaux horaires et même d'accéder à un thésaurus.