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Comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail

Certaines feuilles de calcul sont tout simplement trop importantes pour être gardées pour soi. Que vous souhaitiez collaborer avec des collègues, envoyer un fichier à un client ou montrer à vos amis que vous avez enfin catalogué toutes vos bandes dessinées, Excel 2013 vous offre plusieurs options pour partager un classeur sans avoir à ouvrir une autre application. Envoyez un lien vers n'importe quel fichier Excel de votre dossier OneDrive ou envoyez-le par e-mail en tant que pièce jointe au format PDF, XPS ou Excel XLSX.

Étape 1

Ouvrez un classeur dans Excel. Examinez l'intégralité du classeur, y compris chaque feuille de calcul, pour vous assurer qu'il contient uniquement les informations que vous souhaitez partager. Si vous envoyez une ventilation des prix à un client, par exemple, assurez-vous que vos coûts ne sont pas inclus également. Pour supprimer une feuille de calcul, cliquez sur son onglet en bas de la fenêtre et sélectionnez "Supprimer".

Étape 2

Enregistrez le classeur avec un nouveau nom de fichier, si vous y avez apporté des modifications, en cliquant sur le menu "Fichier" et en sélectionnant "Enregistrer sous". Si vous décidez d'envoyer un lien au lieu d'utiliser une pièce jointe, enregistrez la copie dans votre dossier OneDrive plutôt que sur votre ordinateur.

Étape 3

Cliquez sur le menu "Fichier", sélectionnez "Partager" et cliquez sur "E-mail". Vous avez quatre choix pour envoyer un e-mail à partir d'Excel :sous forme de fichier Excel joint, de fichier PDF joint, de fichier XPS joint ou de lien vers votre fichier OneDrive.

Étape 4

Cliquez sur l'option "Envoyer en pièce jointe". Excel lance une fenêtre Outlook, avec le XLSX déjà attaché. Tapez un ou plusieurs noms de destinataires dans le champ de texte "À", ajoutez un message et cliquez sur "Envoyer". La fenêtre Outlook se ferme automatiquement.

Étape 5

Cliquez sur l'icône "Envoyer un lien" dans les options de messagerie de la fenêtre Partager uniquement si le fichier a été enregistré dans votre dossier OneDrive. Excel génère automatiquement un lien vers ce fichier et le colle dans un message électronique. Lorsque vous envoyez ce lien à un destinataire, il s'ouvre dans Excel Online. Si le destinataire n'a pas de compte Microsoft gratuit, le même lien lui donne la possibilité d'en créer un.

Étape 6

Sélectionnez les icônes « Envoyer en tant que PDF » ou « Envoyer en tant que XPS » si vous ne souhaitez pas que le destinataire puisse modifier le fichier. Windows 8.1 ouvre les fichiers PDF et XPS à l'aide de son application Reader. Ce sont également de bons choix si vous n'êtes pas certain que le destinataire possède un compte Microsoft, car cela lui évite d'avoir à en créer un pour voir votre feuille de calcul.

Étape 7

Cliquez sur l'icône "Obtenir un lien de partage" dans les options de partage si vous préférez envoyer un lien par e-mail à l'aide d'un autre compte de messagerie ou via un service de messagerie. Notez que vous avez deux choix ici. Vous pouvez obtenir un lien permettant au destinataire de modifier le document ou un lien en lecture seule. Cliquez sur le bouton "Créer un lien", puis copiez le lien fourni et collez-le dans un message ou un e-mail.

Étape 8

Cliquez sur l'option de partage "Inviter des personnes" si vous souhaitez collaborer sur une feuille de calcul avec d'autres. Entrez les noms de vos collègues et indiquez si vous souhaitez qu'ils modifient le fichier ou simplement le visualisent. Ceci est similaire à l'option Obtenir un lien de partage, avec deux différences importantes. Tout d'abord, si vous utilisez SharePoint à votre bureau, vous pouvez exiger que les destinataires se connectent avant d'accéder au document en cochant la case. Deuxièmement, si vous ne souhaitez plus que quelqu'un ait accès au fichier, vous pouvez revenir à ce même écran et cliquer sur "Supprimer l'utilisateur".


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