Comment configurer une base de données PDF interrogeable
Un fichier PDF (Portable Document Format) est souvent utilisé pour conserver toute mise en forme d'un document créé dans un autre programme, tel qu'un document Word, une feuille de calcul ou un fichier de conception complexe. Les PDF sont créés et gérés à l'aide d'Adobe Acrobat. Pour configurer un fichier de base de données PDF, le mieux est de le créer d'abord à l'aide d'un programme de base de données ou de tableur, tel que Microsoft Excel. Vous pouvez ensuite convertir le fichier au format PDF et ajouter la barre de recherche et les fonctionnalités d'index d'Adobe Acrobat, ce qui permet aux utilisateurs de rechercher facilement dans la base de données.
Convertir la base de données en PDF (Réf. 1, 2)
Étape 1
Ouvrez un tableur sur votre ordinateur et entrez toutes les données que vous souhaitez inclure dans la base de données. Si vous utilisez un programme de base de données, vous pourrez saisir les données beaucoup plus efficacement que si vous deviez créer un PDF à partir de zéro. Enregistrez le fichier lorsqu'il est terminé.
Étape 2
Enregistrez le fichier au format PDF si vous utilisez un programme qui le permet. Tous les programmes Microsoft Office offrent cette possibilité, tant qu'Adobe Acrobat est déjà installé sur votre ordinateur. Par exemple, dans Excel, cliquez sur le "Bouton Microsoft Office", faites défiler "Enregistrer sous" et sélectionnez "PDF ou XPS". Tapez un nom de fichier et cliquez sur "Publier". Dans d'autres programmes, vous pourrez peut-être imprimer au format PDF à l'aide de l'imprimante Adobe PDF. Ouvrez le fichier PDF dans Adobe Acrobat.
Étape 3
Convertissez le fichier via Adobe Acrobat si l'étape 2 n'est pas possible. Ouvrez Acrobat et cliquez sur "Fichier, Créer un PDF, À partir d'un fichier". Sélectionnez le fichier de feuille de calcul dans la boîte de dialogue "Ouvrir" et cliquez sur "Ouvrir". Le fichier sera converti et ouvrira un nouveau document PDF. Cliquez sur "Fichier, Enregistrer sous" pour enregistrer le fichier.
Ajouter des fonctionnalités de recherche (Réf. 3, 4)
Étape 1
Accédez à la barre d'outils "Rechercher" dans Adobe Acrobat. Il sera ouvert par défaut, mais vous pourrez toujours le retrouver en sélectionnant "Modifier, Rechercher". Utilisez-le pour trouver n'importe quel mot dans le document.
Étape 2
Utilisez la fenêtre "Rechercher" pour permettre une recherche plus complexe. Cliquez sur "Modifier, Rechercher" pour l'afficher, ou cliquez sur la flèche à côté de la barre d'outils "Rechercher" et cliquez sur "Ouvrir la recherche complète d'Acrobat". Cette fonctionnalité est également disponible pour les utilisateurs d'Adobe Reader.
Étape 3
Créez un index pour le PDF afin que les utilisateurs puissent effectuer des recherches dans la base de données. Pour ajouter un index, cliquez sur « Avancé, Traitement des documents, Gérer l'index intégré ». Cliquez sur "Intégrer l'index". Suivez les instructions et cliquez sur "OK". L'index sera inclus avec le PDF lorsque vous le distribuerez aux destinataires.