Instructions pas à pas pour créer une feuille de calcul Excel
Lorsque vous travaillez avec des données, les feuilles de calcul peuvent être un moyen pratique de tout organiser dans un format facile à comprendre. Les feuilles de calcul sont idéales pour établir des budgets, suivre l'avancement des projets et planifier. À l'ère pré-technologique, les entreprises utilisaient des registres papier pour suivre ces éléments, mais Microsoft Excel est désormais l'outil de choix. Heureusement, créer et mettre à jour des feuilles de calcul Excel est relativement simple.
Comment créer une feuille de calcul
Une feuille de calcul a la même configuration, qu'elle soit sur papier ou sur votre écran d'ordinateur. Vous avez des lignes qui commencent en haut et continuent pendant toute la durée des données. Il y a aussi des colonnes , qui commencent sur le côté gauche de la feuille de calcul et se poursuivent vers la droite aussi loin que nécessaire. Le point où une ligne rencontre une colonne correspondante s'appelle une cellule .
Dans Microsoft Excel, chaque ligne reçoit un numéro , tandis que chaque colonne a une lettre . La première cellule est donc A1. Si vous donnez un en-tête à chaque colonne, la première ligne est réservée à cet effet, vous obligeant à saisir un titre pour chaque colonne. Si vous surveillez un budget, par exemple, la première colonne peut être les produits, tandis que la colonne B est l'argent que vous avez dépensé et la colonne C, la taxe que vous avez payée, suivie du prix total dans la colonne D.
Créer une feuille de calcul Excel
Si vous avez Microsoft Office, Excel est inclus dans le package. Accédez à votre liste d'applications et choisissez Microsoft Excel dans la liste. Sélectionnez Fichier et Nouveau pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul avec le titre par défaut de Livre1 . Au bas de l'écran, se trouve un onglet qui indique Feuille1 .
Comme avec Microsoft Word, vous disposez d'un ruban en haut de l'écran qui vous permet de personnaliser le document et de formater les cellules. Sous Accueil , vous pouvez mettre du texte en gras ou modifier le type et la taille de la police. Vous pouvez également modifier l'alignement du texte dans chaque cellule pour qu'il soit aligné à gauche, aligné à droite ou centré.
Classeurs contre feuilles de calcul
Une chose qui peut prêter à confusion au départ est la terminologie. Chaque nouveau document que vous ouvrez dans Excel est appelé un classeur. Dans chaque classeur, vous créez une feuille de calcul, que vous verrez sous la forme d'un onglet en bas de l'écran. Par défaut, une nouvelle feuille de calcul s'appelle Sheet1, mais vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et choisir Renommer pour lui donner le nom que vous souhaitez.
Pour créer une nouvelle feuille de calcul, cliquez sur le symbole + à côté de l'onglet de la feuille de calcul en bas de l'écran. Vous pouvez insérer une feuille de calcul entre deux que vous avez déjà créées en cliquant avec le bouton droit sur un onglet et en choisissant Insérer une feuille . Vous pouvez déplacer des feuilles en cliquant sur l'onglet souhaité et en le faisant glisser vers la droite ou la gauche de l'endroit où il se trouve actuellement.
Utilisation de la fonction Somme
L'une des fonctionnalités les plus utiles d'une feuille de calcul Excel est son AutoSum caractéristique. Pour voir comment cette formule fonctionne, tapez une série de nombres dans une colonne, puis cliquez sur la cellule vide sous le dernier nombre. Dans le ruban, cliquez sur Formules et Somme automatique . Vous verrez la formule pour la somme automatique apparaître dans la dernière case - par exemple, =SUM(A1:A4) . Lorsque vous cliquez sur Entrée , la formule totalise les lignes au-dessus et entre la somme dans la case qui contient la formule.
Vous pouvez également écrire vos propres formules. Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec cette fonctionnalité, vous pouvez étendre ce que vous pouvez faire dans l'application. Dans la formule AutoSum =SUM(A1:A4) , par exemple, la formule demande à Excel de totaliser les éléments des lignes A1 à A4.
Tableaux croisés dynamiques pour organiser les données
Au fur et à mesure que vous commencerez à travailler avec de plus gros volumes de données, vous ressentirez un besoin croissant de tout gérer plus efficacement. Un tableau croisé dynamique est intégré à Excel pour organiser facilement les informations. Au lieu de trier manuellement des lignes et des lignes d'informations, vous pouvez configurer les choses pour accéder rapidement aux données dont vous avez besoin.
Avec un tableau croisé dynamique, vous ne réorganisez pas la feuille Excel ni ne modifiez les données qu'elle contient. Au lieu de cela, vous tournez les données d'une manière différente - d'où le nom "pivot" - pour les regarder dans une direction différente. Vous pouvez saisir les informations manuellement ou laisser Excel faire le travail pour vous.
Créer un tableau croisé dynamique
Si vous souhaitez créer un tableau croisé dynamique pour votre feuille Excel, le plus simple est de laisser Microsoft vous en recommander un. Sous Insérer , cliquez sur la flèche déroulante à côté de Tableaux et choisissez Recommander les tableaux croisés dynamiques . À ce stade, Microsoft vous propose plusieurs options pour organiser vos données.
Si vous vous sentez aventureux, vous pouvez créer votre propre tableau croisé dynamique en fonction des données que vous avez saisies. Sous Insérer , accédez à la flèche déroulante à côté de Tableaux et sélectionnez Tableau croisé dynamique . Vous pouvez choisir d'insérer votre tableau croisé dynamique dans la feuille de calcul existante ou de démarrer une nouvelle feuille de calcul avec les informations. Après avoir sélectionné Entrée , vous pourrez commencer à créer votre rapport.
Créer un tableau de bord dans Excel
Une autre fonctionnalité utile d'Excel est le tableau de bord , qui peut suivre vos données en un seul endroit. Alors que les entreprises tendent vers une prise de décision basée sur les données, ce type d'informations faciles d'accès devient essentiel. La meilleure façon d'assurer le succès lorsque vous créez un tableau de bord est d'abord de planifier ce que vous espérez gagner en le faisant. Les statistiques que vous devez collecter doivent être répertoriées bien avant de commencer à créer.
Lorsque vous êtes prêt à commencer, importez vos données dans Excel si elles ne s'y trouvent pas déjà. Ensuite, ouvrez un nouveau classeur et configurez une ou deux feuilles de calcul supplémentaires en ajoutant des onglets en bas. Les feuilles supplémentaires sont l'endroit où vous cachez vos données supplémentaires. Ajoutez ensuite un diagramme de Gantt en choisissant Insérer , Graphiques et la deuxième option. Pour insérer vos données, faites un clic droit sur le graphique et choisissez Sélectionner des données .
Créer un horaire dans Excel
Parmi les nombreuses utilisations commerciales d'Excel figure la création de calendriers. Si vous dirigez une entreprise avec des employés à temps partiel qui suivent un horaire hebdomadaire, Excel peut être utile. Après un bref tutoriel Excel, vous pouvez commencer à créer un planning pour votre équipe.
Pour créer un horaire, ouvrez Excel et saisissez Horaires dans Rechercher tous les modèles boîte dans le coin supérieur droit. Choisissez le modèle qui correspond le mieux à ce que vous essayez de faire. Dans ce cas, il s'agit probablement de l'horaire de travail des employés ou Quart hebdomadaire des employés programme. Une fois là-bas, vous pouvez taper sur les noms fictifs avec vos propres noms d'employés, ajouter des lignes et supprimer des en-têtes afin de pouvoir modifier les heures indiquées.
Créer une macro dans Excel
Les macros sont un outil pratique de Microsoft qui vous permet d'économiser des étapes chronophages en désignant des commandes simples pour les tâches plus compliquées que vous exécutez chaque jour. Créer et utiliser des macros est étonnamment facile, surtout une fois que vous avez compris. Tout d'abord, vous devrez ajouter le développeur onglet en choisissant Excel> Préférences> Ruban et barre d'outils . Vérifiez le développeur dans la liste de droite et enregistrez la modification.
Pour créer une macro, choisissez Enregistrer une macro sur le développeur languette. Nommez la macro, saisissez la touche de raccourci que vous souhaitez pointer vers l'action, puis appuyez sur OK . Exécutez immédiatement l'action que vous souhaitez enregistrer, puis appuyez sur Arrêter l'enregistrement dans le Développeur languette. Chaque fois que vous souhaitez effectuer cette action, il vous suffit d'appuyer sur la séquence de mots-clés que vous avez spécifiée lors de l'enregistrement de la macro.
Créer un camembert Excel
De longues listes de chiffres peuvent être ennuyeuses. Vous pouvez pimenter n'importe quelle feuille de calcul Excel en ajoutant des éléments visuels. Un graphique à secteurs est un excellent moyen d'afficher des pourcentages, chaque section du graphique représentant un segment des informations que vous transmettez.
Pour créer un graphique à secteurs, vous devez d'abord avoir les données dans une feuille de calcul. Si vous avez interrogé 100 personnes, faites une liste dans une colonne des réponses et le nombre de personnes choisissant chaque réponse dans la colonne juste à côté. Sélectionnez les informations que vous souhaitez inclure dans le graphique à secteurs et choisissez Insérer dans la barre de menu et Pie . Sélectionnez ensuite le style que vous préférez.
Créer un graphique à barres Excel
Un graphique à barres est préférable pour montrer comment quelque chose a changé au fil du temps ou pour comparer divers éléments les uns par rapport aux autres. Si vous avez interrogé un grand groupe de personnes sur les sujets qui les intéressent le plus, par exemple, vous pouvez utiliser un graphique à barres pour montrer comment les hommes et les femmes ont répondu pour chaque domaine.
Après avoir entré les informations dans une feuille Excel, sélectionnez les données que vous souhaitez inclure et choisissez Insérer> Graphique> Bar depuis la barre de menus. Les informations s'affichent automatiquement sous forme de graphique à barres. Vous pouvez modifier la disposition du nouveau graphique à barres dans le ruban en haut de l'écran, y compris ajouter des éléments de graphique, ajuster rapidement la disposition et modifier les couleurs utilisées pour illustrer vos données.
Créer des étiquettes de publipostage dans Excel
De nombreuses entreprises trouvent qu'une feuille de calcul Excel est un outil pratique pour organiser et gérer de grandes listes de diffusion. Bien qu'il existe des applications de base de données plus complexes pour les entreprises qui ont des listes de diffusion peu maniables, Excel peut très bien fonctionner pour les entreprises qui sont encore en train de créer et de développer une base de données clients. Cela peut également être un moyen rapide et simple de créer des étiquettes d'adresse à partir d'une petite liste de noms que vous avez saisis en ligne ou à partir de réponses à une promotion.
Avant de pouvoir créer des étiquettes de publipostage, vous devez d'abord créer la liste de diffusion de manière à ce qu'elle puisse être facilement transformée en adresses. Si vous souhaitez imprimer des étiquettes, cependant, vous devrez accéder à Microsoft Word et choisir le type de publipostage que vous souhaitez effectuer dans le Démarrer le publipostage. menu déroulant sous Envois . Si vous souhaitez utiliser la liste que vous avez configurée dans Excel, vous cliquez sur la flèche déroulante à côté de Sélectionner les destinataires et choisissez Utiliser une liste existante . Ensuite, connectez votre document Excel.
Comment imprimer une feuille de calcul
Aucun didacticiel Excel ne serait complet sans revoir comment imprimer le document que vous avez créé. L'impression dans Excel peut être un peu délicate, nécessitant quelques étapes supplémentaires si vous voulez un quadrillage ou si vous devez contrôler la zone du document que vous souhaitez imprimer. Étant donné qu'un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul, vous devez également vous assurer que vous n'imprimez que les feuilles dont vous avez besoin.
Avant d'imprimer, sélectionnez les feuilles de calcul que vous souhaitez imprimer. Si vous souhaitez imprimer plusieurs feuilles, maintenez la touche Maj enfoncée touche tout en cliquant sur les onglets. Choisissez Fichier> Imprimer> Afficher les détails . Ici, vous pouvez choisir d'imprimer des feuilles actives ou l'intégralité du classeur, ainsi que de choisir l'orientation. Si vous souhaitez imprimer un quadrillage ou des en-têtes, vous devez l'indiquer avant de choisir Fichier> Imprimer en sélectionnant Options de feuille sous la Mise en page et cochez les cases pour imprimer ces éléments.