Comment faire une téléconférence

Réalisation d'une téléconférence est un excellent moyen de tenir une réunion sans les tracas de la réservation des salles de réunion et de payer les frais de voyage . Tout ce que vous avez besoin afin d'organiser une téléconférence est téléconférence logiciels ou d'accès à un site Web de la téléconférence . De plus , en suivant quelques étapes simples , votre appel conférence sera la fluidité des flux que vous naviguez sur votre agenda . Instructions
Commencez par choisir le bon fournisseur
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Choisissez un fournisseur de téléconférence . Certains fournisseurs , comme freeconferenceservice.com et freeconference.com , vous permettront d'utiliser leurs services gratuitement . Les services gratuits ont souvent des limites , comme le nombre de participants autorisés sur l'appel et la durée de chaque appel

services de téléconférence des entreprises , comme AT & T ou Clear Channel , peuvent vous obliger à payer une redevance ; . Cependant , ces entreprises offrent souvent des avantages supplémentaires, comme un numéro sans frais pour vous et les membres de votre parti à composer pour l'appel , ainsi que les faibles taux par minute .

Lors du choix d'un fournisseur , d'examiner comment de nombreux participants que vous attendez d'être sur l'appel et le nombre de ceux qui réclament longue distance , la durée de l'appel , et le nombre d'occurrences de téléconférence . Demandez au prestataire si elles offrent d'autres fonctionnalités, telles que 24/7 support technique , service à la clientèle , et la possibilité de basculer sur le Web ou la vidéoconférence .
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Horaire de temps pour votre téléconférence dans la mesure à l'avance que possible . Certains fournisseurs de services de téléconférence exigent que vous planifiez votre conférence dans une fenêtre de temps alloué , la plupart demandant pour une réservation au moins 24 heures à l'avance de l'appel . Alternativement, d'autres fournisseurs ne peuvent pas exiger une réservation à l'avance . C'est une fonctionnalité que vous devriez vous renseigner avant de décider sur un fournisseur de téléconférence .
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Créer un ordre du jour. Sur l'ordre du jour , y compris les points de toutes les affaires pour discuter lors de l'appel de balle . L'ordre du jour vous aidera à rester concentré sur les sujets à portée de main et d'éviter s'égarer sur des discussions inutiles . Alors , s'il vous arrive de devenir distraire pendant l'appel , vous pouvez consulter l'ordre du jour pour revenir sur la bonne voie .
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participants Email de téléconférence à l'avance . Dans cet e-mail , de leur fournir un numéro de téléphone et PIN pour accéder à l'appel . Dites-leur le temps de l'appel et fixer l'ordre du jour de finalisation. En fixant l'ordre du jour , les participants peuvent préparer à l'avance pour toutes questions ou commentaires.
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Dial dans la ligne de téléconférence 15 minutes plus tôt . En agissant ainsi , vous n'aurez pas à vous soucier d'être en retard . Vous pourrez également connaître , à l'avance, des difficultés techniques qui peuvent survenir . Si vous éprouvez des difficultés techniques , vous pouvez facilement contacter le service client pour obtenir le problème résolu .

Notez que certains fournisseurs de services de téléconférence offrira également une fonctionnalité qui permettra aux participants de " carillon " quand ils arrivent sur ​​l'appel , même si elles arrivent en retard .
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Stick à l'ordre du jour . Ceci est très important une fois la téléconférence commence à s'assurer que tous les éléments sont discutés. Il est également important de prévoir du temps pour les questions et commentaires à la fin de l'appel . Soyez courtois et écouter sans interrompre ou de couper n'importe off . Si vous n'avez pas la réponse à la question ou ne souhaitez pas répondre à la rétroaction en ce moment, l'inscrire comme un élément de l' ordre du jour de la prochaine téléconférence .
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fin à la conférence téléphonique . Comme l'hôte de la téléconférence , vous devriez être la dernière personne à quitter la ligne .