Comment faciliter une conférence téléphonique

Une conférence téléphonique permet à plusieurs participants de parler avec l'autre sur le téléphone . Des conférences téléphoniques sont utiles quand les gens ne peuvent pas se rencontrer face -à-face et plus d'une personne doit être impliqué dans la discussion . Faciliter une conférence téléphonique est importante pour maintenir la conversation sur le sujet et se déplaçant le long . Suivant les étapes clés avant et pendant une conférence téléphonique permet de s'assurer que l'appel est productif et bénéfique pour tous les participants . Instructions
Le 1

planifier la conférence téléphonique . Invitez tous les participants requis leur demander si elles seront en mesure de participer . Gardez une liste de ceux qui seront présents à la conférence. Vérifiez auprès de tous les participants qu'ils auront accès à un téléphone pour l'appel .
2

Envoyer les informations à tous les participants une semaine avant la réunion pour leur rappeler la date et l'heure de l'appel . Inclure un numéro de téléphone de conférence en ligne et de téléphoner au de sorte que tout le monde peut se connecter à l'appel .
3

Créer un ordre du jour pour l'appel et l'envoyer à tous les participants , deux jours avant l'appel de conférence . La liste de tous les articles qui seront abordés ainsi que les noms de personnes qui prendront la parole sur chaque sujet. Remarque sur l'ordre du jour que une séance de questions -réponses aura lieu à la fin de l'appel , et davantage de temps pour elle . Demandez aux participants d' examiner l'ordre du jour et vous envoyer des questions ou des préoccupations . Faites une liste de toutes les réponses .
4

Dial pour la ligne de conférence et lancer l'appel. Enregistrer la conférence si votre ligne de la conférence a de telles capacités. Demandez à chacun de signaler qu'ils ont rejoint l'appel et notez les participants. Lancer la conférence en déclarant article un ordre du jour est d'abord et que M. Jones prendra la parole , et demandez aux participants de tenir toutes les questions jusqu'à ce que la séance de questions -réponses .
5

parler clairement , une fois la première sujet de l'ordre du jour a été couvert d'annoncer que Mme Smith sera le prochain orateur pour couvrir point numéro deux . Continuez ce processus jusqu'à ce que tous les points ont été abordés . Après le dernier sujet a été présenté , permettra aux participants de poser des questions . Notez toutes les questions qui sont posées et les réponses données .
6

Une fois il n'y a pas d'autres questions , de conclure l'appel en déclarant que c'est fini .

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