Types d'équipements de stockage d'archives
De nombreux secteurs et entreprises — hôpitaux, institutions financières, administrations, fabricants, compagnies d'assurance — accumulent d'énormes volumes de données au fil des ans. Ces données peuvent être stockées sur supports informatiques, CD-ROM, cassettes vidéo, plans et, le plus souvent, sur documents papier. Ces derniers sont très encombrants et occupent beaucoup d'espace. Pour optimiser l'espace existant et archiver correctement les dossiers et documents, il convient d'utiliser des équipements de stockage adaptés. Plusieurs types sont disponibles.
Stockage en boîtes
C'est la technique la plus simple et la plus utilisée pour archiver. Les documents sont placés dans des boîtes dont le contenu est indiqué sur l'étiquette. Les boîtes sont posées sur des étagères sans entretoises, accessibles des deux côtés. Cela permet de gagner de l'espace et de retrouver rapidement le bon document. Ces étagères peuvent comporter plusieurs niveaux et stocker de grandes quantités de données.
Stockage de dossiers ouverts
Idéal pour les dossiers qui ne peuvent pas encore être archivés. Ces étagères existent en différentes tailles ; les formats lettre et légal sont les plus courants. Certaines étagères s'inclinent de l'avant vers l'arrière pour maintenir les dossiers parfaitement en place. L'utilisation de serre-livres est également recommandée. Les dossiers restent facilement accessibles.
Stockage à grande portée (Long Span)
Lorsque les dossiers doivent être conservés longtemps, les systèmes à grande capacité sont la meilleure option. Il s'agit généralement de rayonnages ou d'étagères métalliques robustes supportant jusqu'à 1 090 kg (2 400 lbs). Ils existent en différentes longueurs et hauteurs. Les dossiers sont placés dans des boîtes puis montés sur les rayonnages. Pour doubler l'espace de stockage, ils sont également disponibles en version mezzanine. Ces rayonnages s'installent facilement en entrepôt ou même au bureau.
Systèmes multiniveaux
Pour stocker un très grand volume d'archives, un entrepôt équipé de systèmes de stockage multiniveaux est nécessaire. Ces systèmes multiplient l'espace de stockage sans nécessiter d'ascenseurs ou d'échelles pour accéder aux niveaux supérieurs. Ils offrent un accès de tous les côtés et une construction très solide. Comme chaque entrepôt est différent, ces rayonnages sont généralement conçus sur mesure. Ces entrepôts sont souvent ignifugés et dotés de systèmes de climatisation pour protéger les archives. Des ordinateurs servent à localiser le bon dossier, une recherche manuelle sur toutes les étagères étant trop chronophage.
Stockage bas profil (Low Profile)
Si vous avez différents types d'archives à stocker, y compris DVD, cassettes ou supports informatiques, choisissez un système d'étagères et de conteneurs bas profil. Ce type stocke les boîtes de documents papier d'un côté et des conteneurs pour cassettes et autres supports non-papier de l'autre. Ce système se compose généralement d'unités modulaires, que vous pouvez ajouter au besoin. Vos archives et documents restent accessibles des deux côtés.