Où faire scanner ses documents : Options internes vs externalisées
La numérisation de documents peut rester dans vos locaux ou aller chez un spécialiste. Choisissez selon volume, sensibilité, budget.
Numérisation interne
Départementale / Poste de travail
- Scanner à plat (Epson Perfection, Canon imageFORMULA) – 20-40 ppm, docs reliés, fragiles.
- Scanner à défilement (Fujitsu ScanSnap, Brother ADS) – 30-80 ppm, recto-verso, redressement auto.
- Logiciels : Abbyy FineReader, Adobe Acrobat, PaperPort, NAPS2 (gratuit).
Centre de numérisation centralisé
- Scanners production haut volume (Kodak Alaris, Canon DR, Fujitsu fi) – 100-300 ppm.
- Personnel dédié, flux QC, séparation code-barres, pipeline OCR.
- Idéal pour >50k pages/mois, chaîne de custody stricte.
Numérisation externalisée
Bureaux de service
- Iron Mountain, Access, VRC, GRM – Entreprise, sites sécurisés, certifications (SOC 2, HIPAA).
- Bureaux locaux – Minimums plus bas, enlèvement/livraison.
- Services : préparation (retrait agrafes), numérisation, OCR, indexation, QC, destruction sécurisée, livraison cloud.
Services en ligne / Cloud
- ScanCafe, DigMyPics, ScanMyPhotos – Photos/slides/négatifs grand public + docs.
- DocuWare, M-Files, Laserfiche Cloud – Numérisation + GEC en un.
- Téléversement via lien sécurisé ou envoi boîte ; paiement à l'image/page.
Matrice de décision
| Facteur | Interne | Externalisé |
|---|---|---|
| Volume | < 5k pages/mois | > 5k pages/mois |
| Sensibilité | Classifié, PII, PI | NDA + vendeur certifié OK |
| Délai | Immédiat | Jours-semaines |
| Coût/page | 0,05-0,15 $ (main d'œuvre+équip) | 0,03-0,10 $ (volume) |
| Contrôle | Total | Partagé |
Approche hybride
Numérisez les actifs quotidiens en interne ; archivez le backfile par lots chez un bureau annuellement.
Commencez par un pilote : 1 000 pages → mesurez qualité, vitesse, coût, puis échelle.