Qu’est-ce que l’enregistrement manuel ?

La tenue de dossiers manuelle, également connue sous le nom de tenue de dossiers sur papier, implique l'utilisation de documents et de fichiers physiques pour stocker et organiser les informations. Cette méthode était le principal système de tenue de dossiers avant l’avènement des ordinateurs et de la technologie numérique et est encore utilisée dans certains cas aujourd’hui, notamment pour les petites entreprises ou les industries aux ressources limitées.

Voici comment fonctionne la tenue manuelle des enregistrements :

1. Collecte de données :les données sont collectées à partir de diverses sources, telles que des factures, des reçus, des contrats et d'autres documents.

2. Classement papier :les données collectées sont triées et placées dans des dossiers physiques ou des classeurs en fonction de catégories, de dates ou d'autres critères.

3. Catégorisation :Chaque document se voit attribuer un identifiant unique, tel qu'un numéro de dossier ou une étiquette, pour une récupération facile.

4. Création d'index :un index ou un système de classement est créé pour cataloguer les documents et permettre un référencement rapide en cas de besoin.

5. Stockage :Les fichiers physiques sont stockés dans des armoires, des étagères ou des classeurs dans un endroit sécurisé.

Avantages de la tenue manuelle des dossiers :

Simplicité :la tenue manuelle des dossiers est facile à mettre en œuvre et ne nécessite aucun logiciel ou technologie spécialisé.

Abordabilité :c'est relativement peu coûteux, car il n'y a pas besoin de logiciels ou de matériel coûteux.

Accessibilité :les documents physiques sont facilement accessibles à toute personne disposant d'un accès autorisé, sans avoir besoin de compétences numériques spécifiques.

Inconvénients de la tenue manuelle des dossiers :

Prend du temps :la gestion et le tri manuels des documents prennent beaucoup de temps par rapport à la tenue de dossiers numériques.

Sujet aux erreurs :la saisie manuelle des données peut entraîner des erreurs humaines telles que des erreurs de calcul, un mauvais classement ou des documents égarés.

Organisation limitée :les systèmes manuels de tenue de dossiers peuvent devenir encombrés et désorganisés, ce qui rend plus difficile la recherche rapide d'informations spécifiques.

Espace de stockage :les fichiers physiques nécessitent une quantité considérable d'espace de stockage, ce qui peut constituer un problème pour les entreprises disposant d'un espace limité.

Risque de dommage ou de perte :les documents papier sont susceptibles d'être endommagés physiquement par des événements tels qu'un incendie, de l'eau ou une mauvaise manipulation, ce qui rend la sauvegarde et la reprise après sinistre difficiles.

Récupération de données :la récupération de données ou de rapports spécifiques à partir d'enregistrements manuels peut être un processus long et laborieux.

Conformité :la tenue manuelle des dossiers peut ne pas convenir aux entreprises soumises à des exigences de conformité strictes ou qui ont besoin de partager facilement des données entre différents départements ou sites.

En résumé, la tenue manuelle des dossiers implique l’utilisation de documents et de fichiers physiques pour stocker et organiser les informations. Bien qu’il soit simple et abordable, il présente des limites en termes d’efficacité, d’organisation et de facilité de récupération par rapport aux systèmes de tenue de dossiers numériques.