Qu'est-ce que la tenue de registres manuelle ? (Systèmes papier expliqués)
Tenue de registres manuelle = organiser données d'entreprise sur supports physiques (papier, fiches, registres) sans logiciel.
Flux typique
- Collecter : Factures, reçus, contrats, feuilles de temps.
- Trier : Par date, type, fournisseur, client.
- Classer : Dossiers/registres → armoire (alphabétique, chronologique, numérique).
- Indexer : Journal maître (Excel sur papier) colonnes : Date, Réf#, Partie, Montant, Emplacement.
- Stocker : Armoire coupe-feu, duplicata hors site pour docs critiques.
Avantages
- Coût logiciel zéro.
- Aucune compétence technique requise.
- Originaux légaux (signatures manuscrites) auto-évidents.
Inconvénients
- Récupération lente (minutes-heures vs secondes).
- Erreurs humaines : mauvais classement, erreurs calcul, pages perdues.
- Espace : armoire 4 tiroirs = ~10 000 feuilles = 2-3 Go équivalent.
- Risque catastrophe : incendie, inondation, moisissure — pas de Ctrl+Z.
- Conformité : Difficile à auditer, pas de logs accès.
Quand encore utilisé
- Micro-entreprises (<50 opérations/mois).
- Originaux réglementés (actes notariés, contrats encre fraîche).
- Sauvegarde pour numérique (air-gap).
Approche hybride : Scannez → cloud (Google Drive, OneDrive) → détruisez papier après période rétention.