Différence entre Contacts et Carnet d'adresses dans Outlook

Si la plupart des utilisateurs de Microsoft Outlook l'utilisent principalement pour les e-mails, c'est une application puissante avec calendrier, gestion des tâches et prise de notes. Un autre élément clé est l'organisation des informations de contact, qu'il s'agisse de collègues ou de contacts externes. Cela se fait via les outils « Contacts » et « Carnet d'adresses ».

Définition

Les contacts Outlook et le Carnet d'adresses global ressemblent à un Rolodex électronique pour accéder aux infos des personnes que vous contactez régulièrement. Cependant, « Contacts » liste généralement des contacts externes, tandis que le « Carnet d'adresses » contient les informations des personnes de votre entreprise. C'est une configuration courante en entreprise car les carnets d'adresses sont stockés sur un serveur Exchange et partagés avec tous les employés.

Fonction

Les « Contacts » permettent d'accéder rapidement aux infos de personnes contactées auparavant mais n'appartenant pas à votre entreprise. La « Liste d'adresses globale » sert à joindre rapidement des collègues ou listes d'adresses définies par l'entreprise.

Possibilité de modification

Seuls les « Contacts » peuvent être modifiés par l'utilisateur car ils sont stockés localement. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer des contacts. Le « Carnet d'adresses » ne peut généralement être modifié que par un administrateur système. Pour les utilisateurs particuliers, les deux listes sont modifiables.

Informations contenues

Le « Carnet d'adresses » liste généralement tous les employés et services de l'entreprise : e-mail, poste téléphonique, titre, localisation. Un clic sur une entrée révèle des détails : second numéro, adresse postale. Une fiche « Contact » inclut nom, nom affiché, e-mail. En l'ouvrant, un formulaire permet d'ajouter : entreprise, adresse, titre, numéros, photo.

Recherche

Les deux outils permettent de localiser rapidement une information de contact sans fouiller dans des cartes de visite ou annuaires. En haut de l'interface, une icône en forme de livre ouvert ouvre une zone de recherche. Saisissez un nom et choisissez de chercher dans le Carnet d'adresses ou dans Contacts.