Comment créer un flux de processus tel quel

Un flux de processus tel quel documente la manière dont un processus métier est actuellement exécuté dans votre organisation. En règle générale, un flux de processus tel quel est créé pour capturer les procédures et les informations qui circulent d'une étape à l'autre afin qu'elles puissent être analysées et améliorées lorsque vous créez un processus à venir.

Étape 1

Définissez le processus métier que vous souhaitez analyser. Il doit s'agir d'une transaction commerciale complète avec un début et une fin, avec des entrées et des sorties, et aboutir à la satisfaction d'un besoin commercial. Exemple :"Embaucher un employé" est un processus complet, tandis que "Remplir le formulaire d'embauche" est une étape du processus, mais cela n'a pas de sens s'il est effectué seul.

Étape 2

Identifier les rôles au sein du processus. Un rôle est une partie qu'une personne ou un groupe de personnes joue dans le processus. Les rôles doivent être étiquetés avec le type d'action qu'ils entreprennent, et non leurs fonctions ou leurs titres de service. Une personne qui approuve la carte de pointage d'un employé doit être appelée "Approbateur de temps".

Étape 3

Identifiez les étapes de processus nécessaires pour terminer la transaction. Capturez chaque étape détaillée qui ajoute de la valeur au processus, même si cette valeur ne sert qu'à examiner et à s'assurer que les étapes précédentes ont été effectuées correctement.

Étape 4

Identifiez les informations transmises d'une étape à l'autre du processus. Certaines étapes créent des informations qui seront utilisées par les étapes suivantes.

Étape 5

Identifiez les points de décision au sein du processus qui pourraient changer de direction ou nécessiter des étapes supplémentaires. Définissez les données nécessaires pour prendre la décision et prendre en compte tous les résultats possibles.

Étape 6

Documentez le flux de processus en créant un diagramme montrant chaque étape, le rôle qui exécute l'étape et les informations circulant d'une étape à l'autre. Numérotez chaque étape. Définissez le sens de l'information à l'aide de flèches allant de chaque étape à la suivante. Un style d'organigramme "interfonctionnel" fonctionne mieux pour identifier les rôles et le flux d'informations entre les personnes ainsi que les étapes du processus. Dans la partie texte du document, décrivez chaque étape en détail.

Astuce

Capturez tous les détails possibles sur les étapes et les éléments de données transmis d'une étape à l'autre. Incluez autant de participants que possible dans le processus lors de votre analyse. Utilisez des outils d'organigramme tels que Visio pour illustrer les étapes du processus.

Avertissement

Ne vous embourbez pas trop dans la création de diagrammes et la documentation des flux de processus tels quels. Vous recherchez l'exhaustivité et non la perfection. N'oubliez pas que ce sont les procédures que vous cherchez à améliorer ou à remplacer.