Envoi de fax depuis Gmail, Google Drive, Docs et Sheets en toute simplicité

Le fax peut sembler être un vestige du passé pour beaucoup de gens, mais les institutions gouvernementales et certains secteurs tels que les soins de santé comptent toujours sur les fax pour des raisons de sécurité. Saviez-vous qu'il est possible d'envoyer des fax en ligne à l'aide de n'importe quel service de Google, y compris Google Drive, Gmail, Docs et Sheets ? Des services comme CocoFax rendent cela possible.

Compte tenu des craintes en matière de confidentialité et de sécurité entourant les services de messagerie en ligne, la sécurité et la confidentialité fournies par le fax signifient qu'il reste une forme légitime de communication d'entreprise même en 2020. Naturellement, Google ne fournit pas de technologie de fax intégrée à ses applications et services. Gmail et Google Drive ne prennent pas en charge l'envoi et la réception de fax, vous aurez donc besoin de l'aide d'un fournisseur tiers - quelqu'un pour traduire les médias entre les signaux téléphoniques analogiques et les signaux numériques que le courrier électronique peut mieux gérer - et c'est là que CocoFax entre.

CocoFax vous permet d'envoyer et de recevoir des fax sans avoir à avoir chez vous un télécopieur gros et encombrant. Vous n'avez même pas besoin d'une ligne téléphonique, tout se fait en ligne.

Comment envoyer une télécopie via Gmail

Envoyer un fax depuis Gmail via CocoFax n'est pas aussi compliqué qu'il n'y paraît. En quelques étapes seulement, vous pouvez obtenir un numéro de fax virtuel et commencer à envoyer des fax vers de vrais télécopieurs dans le monde entier.

Étape 1 : La première étape pour envoyer un fax via Gmail consiste à créer un compte avec un service de fax en ligne. Nous utiliserons la plate-forme CocoFax dans le cadre de ce guide. Lors de la création d'un compte, vous bénéficiez d'une période d'essai gratuite de 30 jours. Vous pouvez également choisir le numéro de fax Google que vous souhaitez avoir. Vous pouvez utiliser votre adresse e-mail habituelle pour vous inscrire, vous n'avez pas besoin d'en créer une nouvelle pour commencer à envoyer et recevoir des fax en ligne.

Étape 2 : Ouvrez votre Gmail et cliquez sur le bouton "Composer" comme vous le feriez lors de la création d'un e-mail normal. Votre fax sera rédigé dans le champ qui s'ouvre. L'envoi d'un fax de cette manière n'est pas trop différent de l'envoi d'un e-mail ordinaire.

Étape 3 : Dans le champ du destinataire où vous incluez généralement l'adresse e-mail du destinataire, entrez le numéro de fax du destinataire avec le code du pays comme préfixe, suivi du suffixe "@cocofax.net". Par exemple, si le numéro de fax du destinataire est 49803090 avec son indicatif de pays étant 1, il vous suffit de remplir "[email protected]" dans le champ du destinataire. Dans le champ objet, entrez l'objet du document faxé. Saisissez ensuite la page de garde du fax dans le corps de l'e-mail.

Étape 4 : Vous pouvez également joindre des documents à télécopier en cliquant sur l'icône « Joindre ». Le format du document peut être tout ce que vous voulez. Vous pouvez joindre un PDF, par exemple, comme vous le feriez si vous envoyiez un e-mail ordinaire.

Étape 5 : Enfin, vérifiez les détails et l'adresse e-mail du destinataire, puis cliquez sur "Envoyer".

Si vous souhaitez signer numériquement des documents et les renvoyer à l'expéditeur, vous pouvez utiliser le service sœur CocoSign. Vous pouvez signer numériquement des documents à l'aide d'une souris, d'un pavé tactile ou d'un stylet. Tous les services de fax en ligne n'offrent pas de prise en charge intégrée de la signature électronique, vous devrez donc peut-être rechercher une option externe telle que celle expliquée ici.

Réception de fax via Gmail

Avec un compte de service de fax en ligne en place, vous pouvez recevoir des fax de n'importe qui et n'importe où. Tout ce que vous avez à faire est de partager votre numéro de fax avec des clients ou des associés et ils pourront vous envoyer des fax. Plus important encore, vous pouvez accéder à ces fax via votre boîte de réception Gmail. Naturellement, c'est à peu près la même chose que de recevoir un e-mail, mais avec la confidentialité et la sécurité supplémentaires mentionnées précédemment.

Comment envoyer une télécopie depuis Google Drive, Docs et Sheets

Si vous souhaitez simplement faxer un document et que vous n'avez pas besoin d'ajouter un message comme vous le feriez par e-mail, vous pouvez également utiliser CocoFax pour faxer des documents directement à partir des services cloud de Google; Drive, Docs et Sheets. Voici comment procéder :

Étape 1 : Cliquez sur le bouton de module complémentaire situé dans la barre latérale droite de votre document ou feuille de calcul Google, puis recherchez et installez le module complémentaire de votre fournisseur de services de fax en ligne, CocoFax. Après l'installation, autorisez un lien entre votre compte Google et le service de fax.

Étape 2 : Connectez-vous à votre compte de fax et saisissez le numéro de fax du destinataire.

Étape 3 : Vérifiez toutes les informations de télécopie et appuyez sur le bouton "Envoyer une télécopie".

Étape 4 : Dès réception de l'e-mail par le destinataire, le fournisseur de service de fax gratuit vous enverra un accusé de réception dans un délai d'environ une minute.

Lorsque vous utilisez Google Drive, Docs et Sheets, vous pouvez envoyer une télécopie à autant de destinataires que vous le souhaitez en une seule action.

Et si je veux annuler mon compte ?

Tous les fournisseurs de services de fax en ligne n'ont pas de politique d'annulation claire. Comme la plupart des services de fax en ligne vous demanderont de saisir les détails de votre carte lors de votre inscription à leurs services, vous pourriez être facturé automatiquement mensuellement ou semestriellement. Avant d'ajouter les détails de votre carte, il est important de vérifier si vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment et si ce n'est pas le cas, si les conditions d'annulation sont suffisamment claires.

Chez CocoFax, aucun frais d'annulation n'est facturé et vous avez la liberté d'annuler et de vous réabonner à tout moment. Il s'agit d'un service de paiement à l'utilisation, un peu comme Netflix ou Spotify, sans engagement à long terme.

Commencez votre essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui

Vous pouvez essayer la solution de fax tout-en-un de CocoFax pour absolument rien en vous inscrivant à un essai gratuit de 30 jours. Aucun engagement n'est nécessaire et si vous n'aimez pas ce que vous voyez, vous pouvez annuler à tout moment pendant la période d'essai et ne pas avoir à payer un centime.

Si vous décidez de continuer à utiliser CocoFax pour envoyer des fax gratuits partout dans le monde, trois niveaux d'abonnement sont disponibles. Un forfait de base commence à 12,99 $ par mois, tandis que le forfait premium populaire coûte 14,99 $ par mois. Il existe également un niveau professionnel pour les professionnels qui coûte 24,99 $ par mois. Vous pouvez trouver tous les détails des prix sur le site Web de CocoFax.

Nous avons une coopération avec les créateurs du service discuté. Cependant, cet article a été écrit sans aucune influence sur le contenu.