Envoyer un fax depuis Gmail, Google Drive, Docs et Sheets facilement

Le fax peut sembler un vestige du passé pour beaucoup, mais les institutions gouvernementales et certains secteurs comme la santé s'y fient encore pour des raisons de sécurité. Savez-vous qu'il est possible d'envoyer un fax en ligne en utilisant n'importe lequel des services Google, y compris Google Drive, Gmail, Docs et Sheets ? Des services comme CocoFax le permettent.

Compte tenu des craintes de confidentialité et de sécurité autour des services de messagerie en ligne, la sécurité et la confidentialité fournies par le fax en font une forme légitime de communication d'affaires même en 2020. Naturellement, Google ne fournit pas de technologie de fax intégrée dans ses applications et services. Gmail et Google Drive ne prennent pas en charge l'envoi et la réception de fax, vous aurez donc besoin d'un fournisseur tiers — quelqu'un pour traduire les signaux téléphoniques analogiques en signaux numériques que le courrier électronique peut mieux gérer — et c'est là qu'intervient CocoFax.

CocoFax vous permet d'envoyer et recevoir des fax sans avoir besoin d'un gros fax encombrant chez vous. Vous n'avez même pas besoin de ligne téléphonique, tout se fait en ligne.

Comment envoyer un fax via Gmail

Envoyer un fax depuis Gmail via CocoFax n'est pas aussi compliqué que ça en a l'air. En quelques étapes courtes, vous pouvez obtenir un numéro de fax virtuel et commencer à envoyer des fax vers de vrais fax dans le monde entier.

Étape 1 : La première étape pour envoyer un fax via Gmail est de créer un compte avec un service de fax en ligne. Nous utiliserons la plateforme CocoFax pour ce guide. À la création du compte, vous bénéficiez d'une période d'essai gratuit de 30 jours. Vous pouvez aussi choisir le numéro de fax Google que vous voulez. Vous pouvez utiliser votre adresse e-mail habituelle pour vous inscrire, pas besoin d'en créer une nouvelle pour commencer à envoyer et recevoir des fax en ligne.

Étape 2 : Ouvrez votre Gmail et cliquez sur le bouton « Rédiger » comme pour créer un e-mail classique. Votre fax sera rédigé dans le champ qui s'ouvre. Envoyer un fax de cette façon n'est pas trop différent d'envoyer un e-mail classique.

Étape 3 : Dans le champ destinataire où vous mettriez habituellement l'adresse e-mail du destinataire, entrez le numéro de fax du destinataire avec l'indicatif pays en préfixe, suivi du suffixe « @cocofax.net ». Par exemple, si le numéro de fax du destinataire est 49803090 avec l'indicatif pays 1, vous remplirez simplement « 149803090@cocofax.net » dans le champ destinataire. Dans le champ objet, entrez l'objet du document faxé. Puis, tapez la page de garde du fax dans le corps de l'e-mail.

Étape 4 : Vous pouvez aussi joindre des documents à faxer en cliquant sur l'icône « joindre ». Le format du document peut être ce que vous voulez. Vous pouvez joindre un PDF, par exemple, comme pour un e-mail classique.

Étape 5 : Enfin, vérifiez les détails et l'adresse e-mail du destinataire, puis cliquez sur « Envoyer ».

Si vous voulez signer des documents numériquement et les retourner à l'expéditeur, vous pouvez utiliser le service sœur CocoSign. Vous pouvez signer des documents numériquement avec une souris, un trackpad ou un stylet. Tous les services de fax en ligne n'offrent pas de signature électronique intégrée, vous devrez peut-être chercher une option externe comme celle expliquée ici.

Recevoir un fax via Gmail

Avec un compte de service de fax en ligne en place, vous pouvez recevoir des fax de n'importe qui et n'importe où. Il vous suffit de partager votre numéro de fax avec clients ou partenaires et ils pourront vous envoyer des fax. Surtout, vous pouvez accéder à ces fax via votre boîte de réception Gmail. Naturellement, c'est très similaire à recevoir un e-mail mais avec la confidentialité et la sécurité mentionnées plus haut.

Comment envoyer un fax depuis Google Drive, Docs et Sheets

Si vous voulez juste faxer un document sans ajouter de message comme par e-mail, vous pouvez aussi utiliser CocoFax pour faxer des documents directement depuis les services cloud de Google : Drive, Docs et Sheets. Voici comment :

Étape 1 : Cliquez sur le bouton d'extension situé dans la barre latérale droite de votre Google Doc ou Sheet, recherchez et installez l'extension de votre fournisseur de service de fax en ligne, CocoFax. Après l'installation, autorisez un lien entre votre compte Google et le service de fax.

Étape 2 : Connectez-vous à votre compte fax et entrez le numéro de fax du destinataire.

Étape 3 : Vérifiez toutes les infos du fax et cliquez sur le bouton « Envoyer le fax ».

Étape 4 : À la réception de l'e-mail par le destinataire, le fournisseur de service de fax gratuit vous enverra un rapport de livraison dans environ une minute.

En utilisant Google Drive, Docs et Sheets, vous pouvez envoyer un fax à autant de destinataires que vous voulez en une seule action.

Et si je veux annuler mon compte ?

Tous les fournisseurs de service de fax en ligne n'ont pas une politique d'annulation claire. Comme la plupart exigent vos coordonnées bancaires à l'inscription, vous pourriez être facturé automatiquement mensuellement ou biannuellement. Avant d'ajouter vos coordonnées, il est important de vérifier si vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment et si ce n'est pas le cas, si les politiques d'annulation sont assez claires.

Chez CocoFax, il n'y a pas de frais d'annulation et vous avez la liberté d'annuler et de vous réabonner à tout moment. C'est un service pay-as-you-go, un peu comme Netflix ou Spotify, sans engagement à long terme.

Commencez votre essai gratuit de 30 jours aujourd'hui

Vous pouvez essayer la solution fax tout-en-un de CocoFax pour absolument rien en vous inscrivant pour un essai gratuit de 30 jours. Aucun engagement n'est nécessaire et si vous n'aimez pas ce que vous voyez, vous pouvez annuler à tout moment pendant la période d'essai sans payer un centime.

Si vous décidez de continuer à utiliser CocoFax pour envoyer des fax gratuits partout dans le monde, trois niveaux d'abonnement sont disponibles. Un forfait de base commence à 12,99 $ par mois, le forfait premium populaire coûte 14,99 $ par mois. Il y a aussi un niveau business pour les professionnels à 24,99 $ par mois. Tous les détails de tarification sont sur le site CocoFax.

Nous avons une coopération avec les créateurs du service discuté. Cependant, cet article a été écrit sans aucune influence sur le contenu.