Astuces et conseils pour le calendrier Outlook
Microsoft Outlook est l'application de messagerie qui fait partie de la suite logicielle Microsoft Office. Vous pouvez gérer votre emploi du temps et vos rendez-vous avec le calendrier d'Outlook en plus de gérer vos e-mails. Le calendrier Outlook vous permet de planifier des rendez-vous et des réunions, et également d'afficher un autre calendrier pour aider à résoudre les conflits potentiels. Vous pouvez même gérer le calendrier d'une autre personne ou d'un groupe si vous avez les permissions administratives appropriées. Vous devriez vous familiariser avec quelques astuces de base si vous utilisez souvent le calendrier Outlook.
Insérer automatiquement les jours fériés
En plus de fournir vos propres jours fériés personnels, comme les anniversaires ou autres occasions spéciales, le calendrier Microsoft Outlook peut ajouter les jours fériés standards à votre calendrier. Ouvrez le menu Options du calendrier et sélectionnez « Ajouter les jours fériés » pour ajouter les jours fériés standards à votre calendrier personnel.
Heures de travail personnalisées
De nombreuses personnes ont des heures de travail non conventionnelles. Personnalisez les heures que le calendrier Outlook affiche pour qu'elles correspondent à vos heures de travail. Dans « Options du calendrier », modifiez l'heure de début et de fin pour chaque jour de travail pour qu'elles correspondent à vos heures de travail. Le calendrier Outlook sera alors mis à jour pour afficher les heures pendant lesquelles vous travaillez.
Ajuster les fuseaux horaires
Personnalisez l'affichage de votre calendrier Outlook pour vous aider à gérer les réunions et les emplois du temps avec d'autres personnes dans différents fuseaux horaires. Ajoutez chaque fuseau horaire avec lequel vous travaillez à l'affichage de votre calendrier via le menu Options du calendrier. Changez votre fuseau horaire sur votre propre affichage de calendrier pour vous aider à vous adapter lorsque vous voyagez à travers les fuseaux horaires. Faites un clic droit sur la barre de temps et sélectionnez « Changer le fuseau horaire » pour mettre à jour votre préférence de fuseau horaire.
Trouver automatiquement un créneau libre pour les participants à une réunion
Microsoft Outlook peut automatiquement sélectionner le prochain créneau libre pour tous les participants pour vous aider à planifier efficacement les réunions. Cliquez sur le bouton « Choix auto. suivant » après avoir ajouté tous les participants à votre réunion.
Ouvrir le calendrier dans une fenêtre séparée
Utilisez une fenêtre séparée pour ouvrir le calendrier Outlook afin d'afficher votre boîte de réception et votre calendrier en même temps. Les fenêtres séparées vous permettent de visualiser vos e-mails et de gérer votre calendrier simultanément. Faites un clic droit sur l'onglet « Calendrier » et sélectionnez « Ouvrir dans une nouvelle fenêtre » pour afficher le calendrier dans une autre fenêtre.
Créer rapidement des rendez-vous d'une journée entière
Faites glisser les rendez-vous sur votre calendrier vers l'en-tête du jour. Le calendrier Outlook modifiera alors l'heure désignée pour le rendez-vous en un événement d'une journée entière.
Suivre les participants aux réunions
Utilisez la vue de planification pour les réunions afin de suivre le statut des participants à votre réunion. Les participants peuvent avoir accepté, refusé, accepté provisoirement ou pas du tout répondu. Le suivi des réponses des participants peut vous aider à gérer qui vous pouvez réellement attendre à une réunion avant qu'elle ne commence.