Comment créer une invitation par e-mail

La méthode la plus simple pour créer une invitation par e-mail est de le faire en texte brut. Elle s'affichera uniformément sur toutes les plateformes, mais pour concevoir une invitation qui capture toute la saveur de votre événement, utilisez le langage de balisage hypertexte (HTML). Les instructions suivantes supposent que vous avez des compétences de base en mise en page.

Étape 1

Utilisez un éditeur HTML comme Dreamweaver. Sélectionnez l'onglet « Fichier », puis « Nouveau » et « Créer une page de base en HTML » dans le menu déroulant. Assurez-vous qu'elle n'est pas trop large ; 650 pixels environ convient. Vos lecteurs ne devraient pas avoir à faire défiler horizontalement. Pour les destinataires qui ne peuvent pas afficher l'invitation en HTML, ajoutez les mots « Si cette invitation ne s'affiche pas correctement, cliquez ici », avec un lien hypertexte vers une page web où l'invitation s'affichera comme prévu.

Étape 2

Mettez en page votre invitation comme vous le feriez pour n'importe quelle page web. Vous créez essentiellement une page web portable en HTML que vous enverrez par e-mail. Votre titre doit accrocher le lecteur avec une raison pour laquelle l'événement est important. Le premier paragraphe doit expliquer ce qu'est l'événement, quand et où il aura lieu. S'il s'agit d'un événement payant, le prix du billet ne doit apparaître qu'après avoir fortement argumenté la valeur de l'événement. L'achat de billets doit être exceptionnellement facile avec un lien hypertexte vers la page de traitement de carte de crédit de votre site. Si vous n'avez pas encore de capacité de traitement de carte de crédit, consultez mon article sur eHow, « Comment accepter les cartes de crédit comme paiement ».

Étape 3

Regardez la taille de vos images. Si une invitation met trop de temps à se télécharger, elle sera ignorée. Utilisez un programme comme Adobe Photoshop pour réduire la taille de vos images. Sous l'onglet « Image », choisissez « Taille ». Réduisez la résolution d'affichage à 72 points par pouce (DPI), et définissez les dimensions de la photo à la taille physique réelle souhaitée à l'écran. Enregistrez la photo. J'aime les enregistrer comme fichiers séparés au cas où je devrais retoucher la qualité d'image plus tard.

Étape 4

Rappelez-vous que les images de votre invitation sont stockées sur votre ordinateur, donc vous seul y avez accès. Les envoyer simplement en pièces jointes ne garantit pas qu'elles s'afficheront correctement. La meilleure façon de s'assurer que les images sont correctement intégrées est de les stocker sur votre site web et de créer des liens vers elles. C'est facile à faire dans Dreamweaver. Toute image insérée dans Dreamweaver crée une zone SRC dans le menu descriptif. Il suffit de préfixer le lien vers l'image dans la zone SRC avec l'URL où elle sera stockée sur le serveur de votre hébergeur. En HTML, le code suivant fonctionne : <img src="https://www.exemple.com/image.jpg" width="196" height="204" border="0"> Notez que le HTML maintient la mise en page cohérente avec la hauteur, la largeur et la bordure.

Étape 5

Normalement, quand vous créez un site web avec un hébergeur comme Linkline ou Go Daddy, on vous donne une URL pour accéder à votre site via le protocole de transfert de fichiers (FTP) et un mot de passe. Si vous n'avez pas cet accès, appelez le service client de votre hébergeur et soyez prêt à vérifier votre identité. Une fois les fichiers du site ouverts avec FTP, il suffit d'ouvrir les fichiers correspondants sur votre ordinateur et de glisser-déposer tous vos fichiers utilisés pour l'e-mail vers votre site.

Étape 6

Maintenant que toutes vos photos sont téléversées sur le site et liées à une URL absolue dans votre e-mail, prévisualisez le résultat dans plusieurs navigateurs comme Internet Explorer, Firefox, Chrome et Netscape. Vous devrez peut-être retoucher votre invitation pour un meilleur affichage. Enregistrez les modifications et téléversez votre invitation sur votre site.

Étape 7

Utilisez la fonction de prévisualisation du navigateur une dernière fois. Sélectionnez toute l'invitation et copiez-la. Ouvrez votre logiciel de messagerie, comme Outlook, configuré pour fonctionner en HTML. Pour passer en HTML, allez dans l'onglet « Outils », sélectionnez « Options » et formatez en HTML. Collez votre invitation. Faites une dernière vérification. Vous devrez peut-être modifier certains derniers aspects, comme les polices. Utilisez simplement l'éditeur de messagerie pour surligner et changer les polices selon vos goûts. Quand vous êtes satisfait, vous êtes prêt à l'envoyer à vos destinataires.