Comment créer un tableau de présence dans Excel

Créez une feuille de présence dans Microsoft Excel pour suivre les noms chaque jour à l'école, à la garderie, lors de réunions de club ou professionnelles. Excel 2013 inclut des filtres qui peuvent trier les noms alphabétiquement et même transformer une liste commençant par les prénoms en une liste classant par noms de famille.

Classer les noms par ordre alphabétique

Étape 1 : Saisir les noms des participants

Entrez une liste des participants dans la première colonne d'une nouvelle feuille de calcul Excel en commençant par la cellule A3.

Étape 2 : Saisir deux noms avec le nom de famille en premier

Re-saisissez le premier nom avec le nom de famille en premier si souhaité, dans la cellule B3. Re-saisissez le deuxième nom dans le même ordre dans la cellule B4.

Étape 3 : Utiliser la saisie instantanée (Flash Fill)

Sélectionnez les cellules B3 et B4 en les surlignant, puis cliquez sur l'onglet Accueil. Cliquez sur l'icône Remplissage dans la section Édition du ruban et sélectionnez Saisie instantanée dans le menu déroulant. Excel remplit automatiquement le reste de la colonne B avec les noms, chacun avec le nom de famille en premier. Faites un clic droit sur l'en-tête A de la première colonne et sélectionnez Supprimer.

Étape 4 : Trier les noms alphabétiquement

Sélectionnez tous les noms maintenant dans la colonne A. Cliquez sur le menu Données puis sur l'icône Tri A à Z. Tous les noms apparaissent maintenant dans l'ordre alphabétique selon les noms de famille.

Ajouter un titre et les jours

Étape 1 : Saisir le texte

Tapez un titre pour le rapport de présence dans la cellule A1. Dans la cellule A2, tapez Nom. Dans les cellules restantes de la ligne 2, saisissez les jours à suivre, par exemple Lundi à Vendredi.

Étape 2 : Fusionner les cellules du titre

Sélectionnez de la cellule A1 jusqu'à la cellule au-dessus du dernier jour saisi, soit F1 dans notre exemple. Faites un clic droit sur les cellules sélectionnées et choisissez Format de cellules. Cliquez sur l'onglet Alignement puis cochez Fusionner les cellules.

Mettre en forme la feuille

Étape 1 : Passer en mode Mise en page

Cliquez sur l'onglet Affichage puis sur l'icône Mise en page. Vous voyez maintenant comment la feuille apparaîtra sur une page format A4. Si vous suivez la présence sur un mois entier, changez l'orientation en cliquant sur l'onglet Mise en page, en sélectionnant Orientation et en cliquant sur Paysage.

Étape 2 : Colorer les cellules du titre

Sélectionnez les cellules contenant du contenu dans les deux premières lignes. Cliquez sur l'onglet Accueil puis sur l'icône Remplissage. Choisissez une couleur de remplissage. Cliquez sur l'icône Couleur de police et sélectionnez une couleur contrastant bien avec le remplissage, comme du blanc sur fond foncé. Modifiez la Police et la Taille si désiré et cliquez sur l'icône Gras. Sélectionnez les noms de la liste et modifiez leur Police, Taille et Couleur comme souhaité.

Étape 3 : Centrer le texte

Sélectionnez les cellules contenant du contenu dans la première ligne, cliquez sur l'onglet Accueil puis sur l'icône Alignement au centre. Sélectionnez les cellules contenant les dates et mettez-les aussi en Alignement au centre.

Étape 4 : Ajouter des bordures aux cellules

Sélectionnez toutes les cellules contenant les noms et les cellules vides sous chaque date. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur la flèche de l'icône Bordures et cliquez sur l'icône Toutes les bordures.

Étape 5 : Imprimer la feuille

Cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez Imprimer pour imprimer la feuille de présence. Pour enregistrer une copie pour usage ultérieur, cliquez sur Fichier, Enregistrer et choisissez un emplacement au format Classeur Excel XLSX.