Comment créer une structure de découpage du projet (WBS) dans Excel

Introduction

Que vous planifiiez l'intégration de nouvelles recrues, gériez une fusion organisationnelle ou répartissiez des tâches pour un week-end en famille, la délégation et la description du travail à accomplir peuvent s'avérer complexes. Heureusement, Microsoft Excel propose une fonctionnalité méconnue mais puissante : SmartArt. Cette galerie de modèles hiérarchiques, accessible depuis le ruban, permet de créer rapidement une structure de découpage du projet (WBS) — une liste descendante détaillant les tâches, les ressources nécessaires et les coûts prévisionnels.

Étape 1 : Insérer un graphique SmartArt

Lancez Excel. Cliquez sur l'onglet Insertion, puis sur le bouton SmartArt dans le ruban.

Étape 2 : Choisir une hiérarchie

Dans la fenêtre « Choisir un graphique SmartArt », sélectionnez la catégorie Hiérarchie dans la colonne de gauche. Choisissez la première option de la première rangée (le style de couleur n'importe pas, vous pourrez le modifier ultérieurement). Cliquez sur OK pour insérer le graphique dans la feuille de calcul.

Étape 3 : Ouvrir le volet de texte

Double-cliquez sur la bordure du SmartArt pour afficher l'onglet Outils SmartArt. Cliquez sur le bouton Volet de texte à gauche du ruban.

Étape 4 : Saisir le titre principal

Dans la zone de texte supérieure, entrez le titre de votre WBS, par exemple « Objectifs 2024 du grand magasin ».

Étape 5 : Ajouter les sous-titres

Dans la zone de texte juste en dessous, saisissez le premier sous-titre (ex. : « Mode femme »). Si le nombre de zones est insuffisant, cliquez sur Ajouter une forme dans le ruban. Utilisez les boutons Rétrograder, Promouvoir, Monter ou Descendre pour organiser la hiérarchie. Ajoutez les autres sous-titres (ex. : « Bijouterie », « Enfants », « Homme »).

Étape 6 : Détailler travail et budget par secteur

Dans le niveau inférieur de zones de texte, indiquez pour chaque sous-titre la part de travail (en pourcentage) et le budget associé. Par exemple : « Travail : 65 %, Budget : 40 000 € » pour le secteur « Mode femme ». Répétez l'opération pour chaque branche.

Étape 7 : Personnaliser les couleurs (optionnel)

Cliquez sur Changer les couleurs dans le ruban et choisissez une palette en accord avec votre charte graphique.

Étape 8 : Explorer d'autres mises en page

Survolez les options de la section Mises en page pour prévisualiser d'autres styles. Cliquez sur l'un d'eux pour l'appliquer. Pour revenir en arrière, utilisez le bouton Annuler en haut à gauche.

Étape 9 : Enregistrer le fichier

Cliquez sur l'onglet Fichier > Enregistrer sous. Nommez le fichier, choisissez un emplacement (Bureau, par exemple) et cliquez sur Enregistrer.