Comment automatiser l'envoi de rapports Access par email

Microsoft Access est un programme de base de données puissant et accessible. Il sert aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises. Ses composants incluent tables, requêtes, formulaires, rapports, macros et modules. Les rapports présentent les données de façon lisible. Les macros automatisent les tâches répétitives. Les rapports peuvent être partagés par email automatiquement.

Étape 1

Allez dans « Démarrer » > « Programmes » > « Microsoft Office » > « Microsoft Access », ou « Démarrer » > « Microsoft Access » si ouvert récemment.

Étape 2

Sélectionnez une base de données. Ici, la base « Problèmes » est utilisée comme exemple.

Étape 3

Cliquez sur l'onglet « Créer ».

Étape 4

Cliquez sur « Macro ».

Étape 5

Dans la liste déroulante « Action », choisissez « EnvoyerObjet » (SendObject).

Étape 6

Remplissez les arguments de l'action : Type d'objet « État » (Report), Nom de l'objet « Problèmes ouverts » (nom du rapport à envoyer), Format de sortie « Format PDF (*.pdf) ». Entrez les adresses email des destinataires, l'objet du message et le corps du texte. Choisissez « Oui » si le message doit être édité avant envoi, sinon « Non ». Pour le HTML, fournissez le chemin du modèle.

Étape 7

Cliquez sur l'icône disquette pour sauvegarder la macro.

Étape 8

Nommez la macro, cliquez « OK ».

Étape 9

Cliquez sur le point d'exclamation pour exécuter la macro. Le programme demandera de sauvegarder à nouveau.

Étape 10

Cliquez « Autoriser » pour permettre l'envoi. Les rapports partiront via Outlook.

Étape 11

Ouvrez le volet de navigation (double flèche).

Étape 12

Double-cliquez sur la macro sauvegardée pour envoyer automatiquement le rapport.

Étape 13

Vérifiez dans votre messagerie que l'email est bien parti.

Les rapports ne sont pas les seuls objets envoyables : tables, requêtes et formulaires le sont aussi. Allez dans la boîte d'envoi d'Outlook pour expédier, ou cliquez « Envoyer tout » si Outlook est ouvert.