Comment accéder automatiquement aux rapports par e-mail

Microsoft Access est un programme de base de données puissant et convivial. Il peut être utilisé pour les ménages individuels et pour les entreprises. Certains composants de la base de données incluent des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros et des modules. Les rapports fournissent une présentation facilement lisible des informations contenues dans la base de données. Les macros permettent d'automatiser les tâches de routine. Les rapports peuvent être partagés par e-mail et envoyés automatiquement.

Étape 1

Allez dans "Démarrer"> "Programmes"> "Microsoft Office"> "Microsoft Access", ou si Access a été ouvert récemment, allez dans "Démarrer"> "Microsoft Access".

Étape 2

Sélectionnez une base de données à utiliser. Dans ce cas, la base de données des problèmes est téléchargée.

Étape 3

Cliquez sur l'onglet "Créer".

Étape 4

Cliquez sur "Macro".

Étape 5

Sélectionnez "Envoyer l'objet" dans la liste déroulante Action.

Étape 6

Effectuez chacune des étapes de l'argument d'action. Sélectionnez "Rapport" pour le type d'objet, sélectionnez "Problèmes ouverts" pour le nom de l'objet (il s'agit du nom du rapport qui sera envoyé par e-mail) et sélectionnez "Format PDF (*.pdf)" pour le format de sortie. Saisissez les adresses e-mail des destinataires du rapport, l'objet de l'e-mail et le texte du corps de l'e-mail (texte du message). Si le message électronique doit être modifié avant d'être envoyé, sélectionnez "Oui" ; sinon sélectionnez "Non". Pour les fichiers HTML, fournissez un chemin pour le modèle.

Étape 7

Cliquez sur l'icône du disque pour enregistrer la macro.

Étape 8

Nommez la macro, puis cliquez sur "OK".

Étape 9

Cliquez sur le point d'exclamation pour exécuter la macro. Le programme demandera que la macro soit à nouveau enregistrée.

Étape 10

Cliquez sur "Autoriser" pour permettre au programme d'envoyer l'e-mail. Les rapports seront envoyés via Outlook.

Étape 11

Ouvrez le volet de navigation en cliquant sur les doubles flèches.

Étape 12

Double-cliquez sur la macro enregistrée pour envoyer automatiquement le rapport par e-mail.

Étape 13

Ouvrez l'e-mail pour vérifier qu'il a été envoyé.

Astuce

Ce processus fonctionne également pour Access 2003; les écrans seront différents, mais le concept est le même.

Les rapports ne sont pas les seuls objets pouvant être envoyés par e-mail. Les tableaux, les requêtes et les formulaires peuvent également être envoyés par courrier électronique. Accédez à la boîte d'envoi d'Outlook pour envoyer le message ou cliquez sur "Envoyer tout" si Outlook est ouvert.

Avertissement

Envoyez-vous le rapport par e-mail pour vous assurer qu'il a été envoyé automatiquement.