Comment utiliser Yardi

Yardi Voyager est un système de base de données utilisé par les communautés d'appartements pour suivre l'évolution de leur location, les fonctions des résidents, les emménagements, les déménagements, la comptabilité et les rapports. Dans l'industrie des appartements, plusieurs types de programmes de base de données sont utilisés et Yardi est l'un des plus populaires. Il peut être difficile de comprendre au début en raison de l'abondance d'informations à retenir, mais une fois que les étapes courantes sont apprises, cela peut être un jeu d'enfant à utiliser dans n'importe quelle communauté d'appartements et très efficace pour suivre le rythme quotidien, hebdomadaire et annuel. informations.

Navigation

Étape 1

Installez le logiciel Yardi Voyager sur Internet Explorer et ajoutez-le comme "Favori" sur votre barre d'outils.

Étape 2

Créez un nom d'utilisateur et un mot de passe (cela peut être fait par votre société de gestion pour vous). Sous "Base de données", utilisez l'onglet "Production".

Étape 3

Découvrez les fonctions clés de la barre d'outils Yardi en cliquant sur chacune d'elles pour voir quelles informations elles contiennent ou peuvent y être saisies. Ces touches sont connues sous le nom de "Tableau de bord". La navigation peut se faire depuis le tableau de bord, ou le menu latéral à gauche de l'écran.

Étape 4

Étudiez, dans le manuel d'utilisation Yardi, les codes de charge qui devront être utilisés. Ces codes sont universels et permettent de comprendre ce que décrivent des charges spécifiques.

Étape 5

Créer une feuille chaude. La feuille de route se concentre sur les postes vacants dans la communauté et sur les offres spéciales proposées pour la location de ces appartements.

Procédures invité

Étape 1

Entrez un nouvel invité en cliquant sur l'onglet "Invité rapide" ou "Ajouter un invité". Fournissez toutes les informations connues sur l'invité, y compris les préférences, les occupants, l'unité qu'ils choisissent, les options de location, le formulaire de demande rempli et l'état de la demande.

Étape 2

Vérifiez les informations sur le client pour vous assurer que la source correcte a été fournie ainsi que le numéro de téléphone, l'adresse et l'e-mail.

Étape 3

Recherchez tous les enregistrements d'invités précédents qui ont été saisis en cliquant sur "Recherche de personne" et en saisissant un champ concernant cette personne, tel que le prénom ou le nom.

Étape 4

Enregistrez le trafic pour l'invité chaque fois que vous lui parlez par téléphone, par e-mail ou à pied. Pour ce faire, ajoutez un contact à sa page de carte d'invité.

Étape 5

Vérifiez le crédit, approuvez et exécutez le bail pour le demandeur sous le bouton "Statut de la demande". Une fois approuvée et exécutée, cette personne est passée du statut d'invité à celui de futur résident.

Fonctions résidentes

Étape 1

Gérez la page résident en emménageant le résident avec les dates indiquées, ou si elles sont incorrectes, cette page vous permettra d'ajuster les dates d'emménagement. Également à partir de la page du futur résident, l'annulation, le changement d'unité ou les changements de prix peuvent être effectués.

Étape 2

Ajoutez des mémos ou des notes sur le résident en cliquant sur "Mémo". Choisissez le bon type de mémo et fournissez une description. Ils s'afficheront sur votre tableau de bord. Un rapport de mémo de résident peut également être exécuté pour examiner tous les mémos ensemble.

Étape 3

Ajoutez ou modifiez des colocataires sous l'écran du résident. Cliquez sur les colocataires, remplissez les informations appropriées et enregistrez. Le formulaire de demande sera disponible après avoir enregistré pour remplir le formulaire.

Étape 4

Ajoutez ou révisez les dossiers des résidents sous le bouton de pièce jointe. Téléchargez ou ajoutez de nouvelles pièces jointes, y compris des images, des documents ou des fichiers numérisés.

Procédures de déménagement

Étape 1

Saisissez un avis en accédant à l'écran du résident et en cliquant sur "Avis". Indiquez le type de résiliation, la date à laquelle l'avis a été donné, la date du déménagement et la raison du déménagement. Cliquez sur "Enregistrer". L'écran indiquera que l'avis a été affiché.

Étape 2

À partir du tableau de bord, cliquez sur "Pending Make Ready" et saisissez la date à laquelle le domicile du résident sera démarré pour "Make Ready". À tout moment, vous pouvez revenir en arrière et ajuster le préavis, la date de déménagement et la date de mise en train depuis le tableau de bord.

Étape 3

Annulez un avis en cliquant sur l'écran du résident ou sur "Sur avis" depuis le tableau de bord. Sous fonctions, cliquez sur annuler l'avis. Le statut apparaîtra et l'avis sera annulé.

Étape 4

Déménagez un résident sous la fonction du tableau de bord "Déménager". Cliquez sur le bouton Déménager et le statut passera à « Passé » au lieu de « Avis ». Cliquez sur "Préparer" une fois que l'état de l'écran devient "Passé" et cochez les cases pour chaque description de préparation, le nombre de jours sera automatiquement par défaut.

Étape 5

N'annulez un déménagement que si la fonction de déménagement a été utilisée par erreur. À partir de l'écran du résident, cliquez sur "Annuler le déménagement" et le statut reviendra à "Avis".

Procédures quotidiennes, hebdomadaires et de fin de mois

Étape 1

Vérifiez l'activité quotidienne sous le tableau de bord. Générez le rapport pour trouver des informations sur les exceptions, mois par mois, les unités disponibles, sur préavis, les visites, les emménagements, la comptabilité des dépôts, les baux expirant pour les 120 prochains jours et les demandes de travaux en attente. Parcourez la liste de contrôle pour vous assurer que toutes les activités quotidiennes sont correctement saisies.

Étape 2

Entrez toute nouvelle activité qui a été négligée et mettez à jour les dates de préparation.

Étape 3

Entrez les frais et les reçus en plaçant tous les frais dans leurs lots corrects.

Étape 4

Approuvez tous les renouvellements, mettez à jour les loyers de rue incorrects et évaluez les frais de retard (selon le jour où le loyer est en retard dans votre propriété).

Rapports

Étape 1

Générez des rapports d'activité de location en cliquant sur l'onglet "Rapports", cliquez sur sous "Propriété" et choisissez le rapport que vous devez générer.

Étape 2

Générez des rapports de trafic et des détails du trafic sous "Rapports", puis "Trafic" et choisissez le rapport de trafic à afficher et saisissez les dates, agents et unités nécessaires.

Étape 3

Générez des rapports de résident sous "Rapports" puis "Résident" et cliquez sur le rapport nécessaire à afficher. Il existe de nombreux rapports de résidents et nombre d'entre eux peuvent fournir les mêmes informations plusieurs fois.

Étape 4

Générez des informations sur les retards de paiement et les dépôts en cliquant sur « Créances » sous l'onglet « Rapports ». Effectuez une recherche par code de débit, récapitulatif des dépôts ou défaut de paiement.

Étape 5

Générez "Analyse résidentielle" sous l'onglet "Rapports" et choisissez le type de rapport dont vous avez besoin, ainsi que la période ou le mois au cours duquel vous devez afficher le rapport. Cela peut fournir les barèmes de loyer du marché, les taux de conversion et le score/occupation des boîtes.

Astuce

Yardi Voyager et ses composants peuvent être très approfondis et nécessiter l'assistance d'un manuel ou d'un expert Yardi. Lorsque vous travaillez dans une communauté d'appartements, découvrez qui est l'expert Yardi de l'entreprise si vous avez besoin d'aide ou si vous avez d'autres questions.