Quels sont les avantages et les inconvénients de Google Documents ?

Google propose Google Docs comme alternative gratuite à Microsoft Word. Le prix de zéro dollar pour Docs lui donne une longueur d'avance sur Word, et Docs est compatible avec les documents Word, mais le traitement de texte gratuit manque de certaines fonctionnalités, telles que la prise en charge de plusieurs colonnes. Docs s'exécute entièrement à partir d'Internet, ce qui limite la disponibilité des fichiers, mais offre également un moyen d'enregistrer un flux constant de révisions afin de ne jamais perdre votre travail.

Connectivité Internet

Contrairement à Microsoft Word et à la plupart des autres traitements de texte, Google Docs s'exécute dans un navigateur Web. Vous n'avez pas besoin d'installer Docs sur votre ordinateur. L'exécution de Docs via Internet permet de travailler sur n'importe quel ordinateur connecté à Internet, mais cela présente une limitation :si vous perdez votre connexion Internet, vous perdez l'accès au programme. Pour contourner le problème, Google propose une application Drive pour Chrome et un programme de bureau Drive, qui offrent un accès hors ligne à tous les fichiers Drive, y compris les fichiers dans Docs. Pour travailler hors ligne, cependant, vous devez planifier à l'avance. Si vous ne configurez pas à l'avance Drive pour qu'il fonctionne hors connexion, vous ne pourrez pas accéder à Docs hors connexion en un clin d'œil.

Intégration de Google Drive

Tous les fichiers que vous modifiez dans Docs sont automatiquement enregistrés sur Google Drive chaque fois que vous apportez une modification. Ainsi, si votre ordinateur tombe en panne, vous pouvez reprendre exactement là où vous vous étiez arrêté. Docs n'a même pas d'option "Enregistrer" dans le menu Fichier. . Drive stocke chaque sauvegarde sous la forme d'une révision distincte, ce qui permet d'annuler les modifications. Google ne compte pas les fichiers Docs dans votre espace alloué sur Drive, vous pouvez donc conserver un nombre illimité de documents et de révisions. Bien qu'utiles, ces fonctionnalités fonctionnent exclusivement via Google Drive :vous ne pouvez pas lier Docs avec Dropbox, Box, SugarSync ou tout autre service de stockage en nuage. Si vous utilisez déjà un autre service et souhaitez partager un fichier Docs via ce service, vous devez télécharger le fichier, puis le mettre en ligne sur votre service cloud préféré.

Différences de fonctionnalités

Google Docs inclut la plupart des mêmes fonctionnalités que Microsoft Word, mais tout ne fonctionne pas de la même manière entre les deux programmes. En 2013, Microsoft a publié des publicités appelant des fonctionnalités spécifiques manquantes dans Docs, y compris les colonnes et la prise en charge de l'édition d'images. Cependant, Google ajoute occasionnellement de nouvelles fonctionnalités à Docs, telles que l'ajout mi-2014 de "Modifications suggérées" - équivalent à la fonctionnalité de suivi des modifications de Word. Dans quelques cas, Docs propose des fonctionnalités autres que Word, notamment en matière de collaboration :dans Docs, plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un document et voir les modifications en temps réel.

Intégration de la suite

Microsoft Word offre un avantage majeur grâce à son intégration avec le reste de la suite Microsoft Office, comme la possibilité de coller des cellules de feuille de calcul d'Excel dans Word ou d'intégrer une diapositive PowerPoint dans un document. Docs prend en charge des liens similaires avec les autres programmes de bureau de Google, Sheets et Slides, mais il n'existe pas d'équivalent Google pour les programmes Office plus avancés, tels que Publisher, Access ou Visio. Docs ne peut pas non plus être directement lié à vos données Outlook pour effectuer un publipostage ou lire des informations sur votre calendrier.