Avantages et inconvénients du classement géographique

Selon la Bibliothèque d'État du Texas, un système de gestion de fichiers désorganisé est une recette pour le désastre. Il est difficile d'obtenir l'information quand on en a urgemment besoin. Organiser et manipuler l'information dans un tel système pour la prise de décision est quasi impossible. Un système de classement efficace est indispensable pour toute organisation qui souhaite tirer profit de ses informations. Le classement géographique est approprié lorsque la localisation géographique est l'élément le plus important de l'information.

Commodité

Les dossiers géographiques relatifs à un lieu spécifique sont stockés ensemble. Cela facilite la prise de décision rapide car l'information examinée ne concerne qu'une seule zone géographique. Les zones géographiques sont classées comme unités ou groupes d'unités. Le classement géographique permet de déplacer facilement les dossiers en les transférant simplement d'un emplacement à un autre.

Avantages pour l'analyse

Le classement géographique facilite l'analyse en permettant une comparaison aisée des données. Par exemple, une analyse des dossiers classés par nom et localisation de bâtiment peut aider à identifier les dossiers de maintenance d'un bâtiment particulier.

Inconvénients : complexité

Le stockage et la récupération des données géographiques sont chronophages en raison de la nécessité de référencer avec plusieurs identifiants. Par exemple, localiser un bâtiment précis nécessite de référencer un État, une ville, une rue, puis le nom du bâtiment. Les dossiers de certains pays sont rédigés dans leur langue. Par exemple, Florence en Italie est "Firenze" dans les documents italiens. Une référence croisée vers l'autre langue devient nécessaire pour permettre aux non-italophones de comprendre l'information.

Inconvénients : nécessité d'un index

Il faut bien connaître la zone géographique pour comprendre les dossiers. Pour les localiser rapidement, il faut utiliser un index alphabétique. Le stockage et la récupération d'un dossier nécessitent deux actions : consulter l'index pour l'emplacement du fichier, puis le rechercher parmi les autres informations.