Quels sont les avantages et les inconvénients du dépôt géographique ?

Selon la Texas State Library, conserver un système de gestion de fichiers désorganisé est une recette pour un désastre. Il est difficile d'obtenir des informations lorsque vous en avez besoin de toute urgence. Organiser et manipuler des informations au sein d'un système aussi désorganisé à des fins de prise de décision est également tout à fait impossible. Un système de classement efficace est obligatoire pour toute organisation qui s'attend à tirer profit des informations en sa possession. Le système de classement géographique est approprié lorsque l'emplacement géographique est l'élément le plus important de l'information.

Commodité

Les enregistrements géographiques liés à un emplacement spécifique sont stockés ensemble. Cela facilite la prise de décision rapide car les informations examinées ne concernent qu'une zone géographique spécifique. Les régions géographiques sont classées en unités ou groupes d'unités. Le classement géographique permet un déplacement facile des enregistrements en les déplaçant simplement d'un emplacement à un autre.

Avantages de l'analyse

Le classement géographique facilite le processus d'analyse en permettant une comparaison facile des éléments de données. Par exemple, une analyse des dossiers classés en fonction du nom et de l'emplacement du bâtiment peut aider à identifier les dossiers d'entretien d'un bâtiment particulier.

Inconvénients de la complexité

Le processus de stockage et de récupération des données géographiques prend du temps en raison de la nécessité de se référencer à l'aide d'identifiants multiples. Par exemple, localiser un bâtiment particulier nécessiterait une référence à un état particulier, la ville, la rue et enfin le nom du bâtiment. Les archives conservées dans certains pays sont écrites dans leur langue. Par exemple, la ville de Florence en Italie est "Firenze" dans les archives italiennes. Le renvoi à l'autre langue devient donc nécessaire pour permettre aux utilisateurs non italiens de comprendre les informations.

Inconvénients des exigences d'indexation

Vous devez être suffisamment familiarisé avec la zone géographique pour comprendre les enregistrements. Pour les localiser rapidement, vous devez utiliser un index alphabétique. Le processus de stockage et de récupération d'un enregistrement nécessite deux actions :vérifier l'index de l'emplacement du fichier et le rechercher parmi les autres informations.