Comment améliorer votre message de messagerie vocale
Votre message d'accueil personnel
Que vous deviez enregistrer votre propre message d'accueil personnel ou laisser un message vocal à quelqu'un d'autre, il y a presque toujours place à l'amélioration. Dans les deux cas, il est essentiel de laisser des informations claires et précises pour que le destinataire comprenne exactement ce que vous souhaitez communiquer. En consacrant un peu de réflexion à l'enregistrement de votre message vocal, vous pouvez nettement l'améliorer.
Instructions pour votre message d'accueil
- Choisissez un endroit calme sans bruit de fond pour enregistrer votre message d'accueil personnel. Les bruits et voix en arrière-plan peuvent paraître peu professionnels et distraire l'appelant.
- Identifiez-vous clairement en donnant votre prénom, votre nom, ainsi que votre entreprise et votre service, afin que les appelants sachent exactement qui ils ont atteint.
- Indiquez à l'appelant ce qu'il doit laisser : son nom complet, son numéro de rappel et un message bref ou détaillé (selon votre préférence). Cela vous permettra de connaître l'objet de l'appel et, éventuellement, de préparer la réponse avant de rappeler.
- Informez les appelants de la marche à suivre en cas d'urgence, par exemple : « Appuyez sur 9 » ou « Composez le #1276 » pour joindre quelqu'un immédiatement.
Laisser un message vocal à quelqu'un d'autre
- Préparez un message concis de 15 à 30 secondes avant de composer le numéro.
- Parlez lentement et distinctement au signal sonore. Donnez votre prénom et votre nom, puis énoncez votre message brièvement. Contrôlez votre volume pour qu'il ne soit ni trop fort ni trop faible.
- Donnez votre numéro de rappel lentement, et précisez une plage horaire pendant laquelle vous serez probablement disponible pour répondre.
- Répétez votre numéro de rappel une seconde fois, et terminez par une note positive, par exemple : « J'attends votre appel avec impatience. »