Fonctionnalités d'un standard automatique (Auto Attendant)

Un standard automatique (auto attendant) aide les entreprises à gérer leur flux d'appels en orientant les appelants vers le bon service. L'appelant choisit parmi un menu vocal pour joindre le département le plus à même de répondre à sa demande. Les fonctionnalités peuvent être simples ou sophistiquées.

Fonctionnalités

Le standard fonctionne par menus imbriqués. Un menu simple propose 5 options ; les grandes structures utilisent des sous-menus pour affiner le routage. Les très grandes entreprises préfèrent souvent l'IVR (Interactive Voice Response), capable de donner des soldes de compte ou de permettre le paiement par téléphone. Sur un standard automatique, composer le 0 permet généralement de joindre un opérateur humain.

Avantages

Économies substantielles sur le personnel d'accueil. L'appelant sélectionne lui-même le bon service sur son clavier, ce qui améliore la satisfaction client tout en réduisant les coûts de support téléphonique.

Message d'accueil

Un message d'accueil préenregistré et soigné identifie l'entreprise et renvoie une image professionnelle dès la première seconde.

Informations pratiques

Le standard peut diffuser les horaires, adresses, offres promotionnelles, itinéraires. L'appelant obtient ces informations sans mobiliser un employé. Les options du menu peuvent être répétées sur simple touche.

Boîte vocale

Le standard intègre une boîte vocale pour les messages hors heures d'ouverture. Les messages peuvent être classés par service pour être routés vers les bons collaborateurs. Si l'appelant ne fait rien ou si l'entreprise est fermée, il est basculé vers la boîte après l'accueil.

Numérotation par extension

Option « composer l'extension » : si l'appelant connaît le numéro court (2 à 4 chiffres) de son interlocuteur, il le saisit directement pour être mis en relation.