Comment répondez-vous aux personnes qui ont une question spécifique et à laquelle il n'est pas possible d'y répondre car cela concerne votre zone géographique ? Parlez-en aux superviseurs ?
>1. Accuser réception de la demande :
Commencez votre réponse en reconnaissant la question et en faisant preuve de compréhension. Dites quelque chose comme :« Merci de m'avoir contacté avec votre question. Je comprends votre préoccupation et je souhaite vous aider à trouver les bonnes ressources. »
>2. Clarifier les limites géographiques :
Expliquez doucement que vos responsabilités et votre expertise sont limitées à une zone géographique spécifique. Mentionnez que vous n'êtes peut-être pas entièrement équipé pour répondre aux questions en dehors de votre zone désignée.
>3. Fournissez des informations pertinentes :
Si vous disposez d’informations ou de ressources pertinentes disponibles dans votre zone géographique, partagez-les avec la personne. Cela montre votre volonté d’aider de toutes les manières possibles.
>4. Proposer des contacts alternatifs :
Conseillez la personne sur d’autres contacts ou services qui pourraient être mieux équipés pour traiter sa question spécifique. Fournissez toutes les coordonnées pertinentes ou recommandez des sites Web ou des ressources spécifiques.
>5. Escalader si nécessaire :
Si la question de la personne est urgente ou cruciale et qu'il n'y a pas d'autre contact, envisagez de transmettre le problème à votre superviseur. Expliquez la situation et fournissez les coordonnées de la personne pour obtenir de l'aide supplémentaire.
>6. Suivi :
Si vous avez promis de fournir des informations ou des ressources supplémentaires, assurez-vous de le faire rapidement. Cela démontre votre engagement à répondre à leurs préoccupations.
>7. Utilisez un langage poli :
Tout au long de la conversation, utilisez un langage poli et courtois. Évitez de paraître dédaigneux ou désintéressé, car vous souhaitez conserver une attitude positive et professionnelle.
>8. Mettre l'accent sur la coopération :
Soulignez le fait que vous faites de votre mieux pour les aider à trouver les ressources appropriées et que vous appréciez leurs efforts dans la recherche d'informations.
>9. Documentez l'interaction :
Conservez des enregistrements de l'interaction, y compris la question de la personne, les limites que vous avez clarifiées et tous les contacts alternatifs fournis. Cette documentation peut être utile en cas de demandes futures liées à ce sujet.
>10. Demandez conseil aux superviseurs :
Si vous rencontrez fréquemment des situations similaires, envisagez d’en discuter avec vos superviseurs. Ils peuvent fournir des conseils supplémentaires sur la manière de traiter efficacement ces demandes et d’assurer une communication rationalisée au sein de l’organisation.
En suivant ces étapes, vous pouvez répondre à des questions spécifiques en dehors de votre domaine de manière professionnelle et utile, en garantissant que les personnes reçoivent une assistance appropriée tout en restant concentré sur vos responsabilités au sein de votre zone géographique.