Que faire lorsque l'on répond à un appel téléphonique ?

1. Soyez rapide et courtois. Répondez à l'appel dans les trois sonneries et saluez l'appelant avec un message d'accueil amical et professionnel, tel que « Merci d'avoir appelé [Nom de l'entreprise]. Voici [Votre nom]. Comment puis-je vous aider ? »

2. Identifiez-vous ainsi que votre entreprise. Après avoir salué l’appelant, indiquez clairement votre nom et celui de votre entreprise.

3. Écoutez attentivement. Permettez à l’appelant d’expliquer pleinement sa demande ou sa préoccupation avant de répondre.

4. Soyez serviable et professionnel. Faites de votre mieux pour répondre aux questions de l'appelant ou lui fournir les informations dont il a besoin. Si vous ne parvenez pas à aider l'appelant, soyez honnête et direct, mais proposez-lui de le mettre en contact avec quelqu'un qui peut l'aider.

5. Remerciez l'appelant pour son appel. Assurez-vous de remercier l'appelant d'avoir pris le temps d'appeler, même si vous n'avez pas réussi à résoudre complètement son problème.

6. Mettez fin à l'appel poliment. Terminez la conversation par un adieu amical et professionnel, tel que « Merci d'avoir appelé. Bonne journée ».

Conseils supplémentaires pour répondre aux appels téléphoniques :

* Souriez pendant que vous parlez au téléphone. Cela rendra votre voix plus amicale et accueillante.

* Parlez clairement et à un rythme modéré. Ne précipitez pas vos mots, mais ne les traînez pas non plus.

* Utiliser des compétences d'écoute active. Faites attention à ce que dit l'appelant et répondez de manière appropriée.

* Soyez patient et compréhensif. Si l’appelant est bouleversé ou en colère, essayez de rester calme et compréhensif.

* Soyez proactif. Si l'appelant est en attente pendant une longue période, contactez-le périodiquement pour lui faire savoir que quelqu'un sera bientôt avec lui.

* Effectuer un suivi au besoin. Si vous avez promis de faire un suivi auprès de l'appelant, assurez-vous de le faire.