Comment s’organisent les conférences téléphoniques entre plusieurs interlocuteurs ?
1. Planifier l'appel :
- Déterminer l'objet, la date et l'heure de la conférence téléphonique.
- Identifiez les participants qui doivent se joindre à l'appel.
- Envoyez des invitations indiquant la date, l'heure et les détails sur la manière de rejoindre l'appel.
2. Choisissez une plateforme de conférence :
- Sélectionnez un service ou une plate-forme de conférence téléphonique prenant en charge le nombre de participants que vous attendez. Assurez-vous qu’il offre les fonctionnalités et intégrations nécessaires à vos besoins.
Les plates-formes de conférence courantes incluent Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et Skype for Business.
3. Préparer l'équipement :
- Assurez-vous que tous les participants disposent des appareils nécessaires et d'une connexion Internet stable. Cela peut inclure des ordinateurs équipés de microphones et de haut-parleurs ou des téléphones de conférence dédiés.
4. Tester la connexion :
- Avant l'appel, demandez à chaque participant de tester sa connexion à la plateforme de conférence. Vérifiez les fonctionnalités audio et vidéo pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
5. Démarrer l'appel :
- A l'heure prévue, l'hôte ou l'organisateur de l'appel démarre la conférence téléphonique.
- Suivez les instructions sur la plateforme de conférence pour rejoindre la réunion ou vous connecter. Les participants doivent saisir le code de la réunion ou le lien de la réunion et leurs coordonnées pour rejoindre l'appel.
6. Microphones muets :
- Lors de leur inscription, les participants doivent couper leur microphone à moins qu'ils ne parlent activement. Cela permet de minimiser le bruit de fond et les interruptions pendant l’appel.
7. Présenter les participants :
- Fournissez une brève introduction à chaque participant qui rejoint la conférence téléphonique, surtout s'il n'est pas connu de tout le monde.
8. Gérer l'appel :
- L'hôte modère l'appel, présente les intervenants et gère le flux de la discussion.
- Utilisez les fonctionnalités désignées telles que « lever la main » ou « tout désactiver » pour garantir une participation ordonnée et éviter toute confusion.
9. Partager des écrans et des documents :
- Si la conférence téléphonique nécessite des présentations ou un partage de documents, utilisez les fonctionnalités de la plateforme pour présenter des diapositives, partager des documents ou écrire sur des tableaux blancs numériques.
10. Enregistrer l'appel :
- Le cas échéant et avec le consentement des participants, l'appel peut être enregistré à des fins de documentation. Vérifiez les capacités d'enregistrement de la plateforme avant de démarrer l'appel.
11. Terminer l'appel :
- Une fois la discussion et les points de l'ordre du jour terminés, l'hôte met fin à la conférence téléphonique.
- La plateforme fournit généralement une méthode pour mettre fin ou mettre fin à l'appel, et les participants peuvent se déconnecter en conséquence.
N'oubliez pas que le succès d'une conférence téléphonique repose sur une communication et une collaboration efficaces entre les participants. Il est donc important d'établir des règles de base et des protocoles avant de démarrer l'appel.