Avantages et inconvénients du fax

Un fax est un appareil qui transmet une copie d'un document vers un autre fax via une ligne téléphonique. Les entreprises utilisent les fax depuis des décennies, et malgré l'omniprésence de l'e-mail pour l'envoi de documents, de nombreux bureaux conservent des fax. Bien que l'utilisation du fax présente de nombreux inconvénients, ses avantages maintiennent son usage.

Réception instantanée

Peu de méthodes de transmission de documents égalent le fax pour la gratification instantanée. Les fax envoient de courts documents en quelques secondes, et le destinataire a immédiatement une copie physique pour prendre des notes ou l'apporter en réunion. L'e-mail est aussi instantané, mais l'impression dépend de l'imprimante du destinataire. L'absence du bon logiciel pour ouvrir le document peut aussi poser problème.

Horodatage automatique

La plupart des fax impriment automatiquement la date et l'heure sur chaque page. Utile pour prouver qu'un document sensible a été envoyé à temps.

Alimentation automatique de documents

Les fax ont généralement des chargeurs automatiques. On peut mettre plusieurs pages en file d'attente, composer le numéro et vaquer à d'autres occupations. Pour l'expéditeur, le fax peut être moins chronophage que l'e-mail.

Faible qualité d'image

Un scanner crée des copies photoréalistes à très haute résolution. Les fax copient généralement en noir seulement — pas de nuances de gris. Ils ne conviennent donc pas pour les images à faible contraste. Cependant, la faible qualité n'altère généralement pas la lisibilité du texte.

Ligne téléphonique et frais interurbains

Pour recevoir des fax en permanence, il faut souvent payer l'installation d'une ligne dédiée. Les fax peuvent aussi générer des frais interurbains si le destinataire n'a pas de numéro gratuit. L'e-mail et l'accès Internet sont des frais que vous payez probablement déjà.

Transmission lente pour longs documents

Si les fax sont très rapides pour de courts documents, les quelques secondes par page s'additionnent pour les longs. Vous pouvez aussi rencontrer d'autres problèmes, comme le fax destinataire qui manque de papier en cours de transmission. L'e-mail est généralement supérieur pour les documents très longs.

Gaspillage de papier

Avec l'e-mail, le destinataire peut choisir d'imprimer ou de lire à l'écran. Un fax imprime toujours, souvent lu une fois puis jeté — ou pas lu du tout pour les publicités non sollicitées. En ce sens, le fax gaspille du papier.