Comment rédiger un procès-verbal de réunion téléphonique
Le procès-verbal (meeting minutes) consigne par écrit ce qui s'est dit lors d'une réunion : présence, sujets, retours. En présentiel, on voit et entend. En téléconférence, tout repose sur l'écoute.
Matériel nécessaire
- Logiciel de téléconférence
- Casque téléphonique
- Stylo
- Papier
Instructions
Utilisez un logiciel de téléconférence pour enregistrer la réunion (Free Conference Call, No Cost Conference, Free Conference Pro). L'enregistrement audio permet de compléter vos notes après coup.
Préférez un casque au combiné : mains libres pour noter. Le haut-parleur est moins clair.
Demandez à chaque participant d'annoncer son nom en arrivant. Notez le nom et l'heure d'arrivée. Si quelqu'un arrive en retard, notez son nom à la fin pour ne pas interrompre.
Comptez les présents, à l'heure et en retard. Qui ne s'est pas identifié au début est en retard.
Notez l'heure de début et de fin de la réunion.
Demandez à chaque intervenant de dire son nom avant de parler. Notez le nom avec ses commentaires. Les voix se ressemblent ; l'identification évite les confusions sur qui vote ou propose quoi.
Consignez les actions décidées : assignments (qui, quoi, délai), accords, désaccords.
Ne quittez pas votre téléphone pendant la réunion pour ne rien manquer.
Tapez le procès-verbal (pas de manuscrit) pour lisibilité.
Envoyez le PV aux participants dans les 24 à 48 heures.