Comment Enregistrez rendu de la réunion du téléphone

minutes de réunion permettent aux individus de voir une trace écrite d'une réunion qui a eu lieu . Les minutes comprennent la documentation détaillée de ce qui a transpiré au cours de la réunion , y compris la participation de réunion , les sujets abordés et les commentaires fournis . Lors de sa rencontre dans un bâtiment de brique et de mortier , vous pouvez utiliser vos yeux et vos oreilles pour vous aider à enregistrer les minutes . Cependant, avec une réunion téléphonique , vous ne pouvez pas voir les autres participants à la réunion , il est donc tout ce que vous entendez
. Les choses dont vous aurez besoin
Téléconférence logiciels
Téléphone casque
Pen papier
Instructions
1

Utilisez un logiciel de téléconférence pour enregistrer votre réunion chaque fois que possible . En enregistrant audible la réunion , vous pouvez revenir en arrière et écouter la réunion pour capturer toute information que vous avez peut-être manqué dans vos notes enregistrées . Vous pouvez utiliser un logiciel de téléconférence comme Free Conference Call , No Conférence des coûts et de la Conférence gratuite Pro .
2

Pensez à utiliser un casque à la place d'un combiné à écouter la réunion téléphonique . En utilisant un casque téléphonique , vous pouvez libérer vos mains pour écrire des notes de la réunion . Bien que vous puissiez utiliser votre haut-parleur pour écouter la réunion , la clarté est meilleure sur un casque .
3

Demandez à chaque personne d'annoncer son nom quand il se joint à la réunion téléphonique . Écrivez le nom de l'individu comme à la baisse au moment où il est entré dans la réunion . En obtenant le nom de chaque personne, vous pouvez vous assurer que un rouleau de présence précise est documenté . Si un individu est arrivé en retard et la réunion a commencé , vous pouvez obtenir son nom à la fin de la réunion pour assurer la réunion ne est pas interrompu .
4

Ecrivez combien de personnes étaient présentes , sur temps et tardive . Si une personne n'a pas de se identifier avant le début de la réunion, elle peut être considérée comme tardive .
5

Notez la fois que le téléphone commence et se termine réunion .
6

Demandez chaque personne qui parle au cours de la réunion téléphonique à indiquer son nom en parlant . Écrire son nom avec les commentaires qu'elle a faits . Il est facile de confondre la voix d'une personne à la voix d'un autre . En demandant à l'orateur de se identifier , vous pouvez documenter avec précision qui vote et fournit des commentaires , des suggestions ou des commentaires au cours de la réunion .
7

Document des mesures prises à la suite de la réunion . Par exemple, si une personne est donné une mission à remplir à la suite de la discussion de réunion , vous devez écrire le nom de la personne compte tenu de la cession ainsi que les détails et la date limite pour la cession. Vous pouvez également écrire toutes accords ou désaccords qui ont été exprimées lors de la réunion .
8

Évitez de marcher loin de votre téléphone pendant la réunion téléphonique . Si vous vous éloignez de votre téléphone, vous êtes susceptible de manquer des informations importantes qui doit être capturé et noté au procès-verbal .
9

Assurez-vous que toutes les notes enregistrées pour les minutes sont tapés sur place manuscrite de se assurer que les minutes sont lisibles pour les autres participants à la réunion .
10

Envoyer les minutes de réunion aux autres participants à la réunion dans les 24 à 48 heures de la réunion .