Quelles sont les informations qui doivent être écrites dans un message téléphonique ?
- Nom de l'appelant : Incluant le nom complet de l'appelant, si possible, pour une identification précise et une documentation appropriée.
- Numéro de téléphone de l'appelant : Ceci est essentiel au cas où vous auriez besoin de rappeler ou de clarifier des informations. Assurez-vous d'obtenir le numéro de téléphone complet, y compris tout indicatif de pays ou indicatif régional, le cas échéant.
- Date et heure de l'appel : Il est important de noter la date et l'heure exactes de la réception de l'appel à des fins de tenue de dossiers.
- Objectif de l'appel : Demandez à l'appelant d'expliquer brièvement la raison de son appel. Notez les points clés de leur message ou de la demande principale.
- Action requise : Si l'appelant demande une action ou une réponse spécifique, assurez-vous de noter clairement de quoi il s'agit. Qu'il s'agisse d'un rappel, d'un message à transmettre à quelqu'un d'autre ou d'une tâche à accomplir, assurez-vous de comprendre et de documenter avec précision l'action requise.
- Autres détails : Toute information pertinente supplémentaire fournie par l'appelant, telle qu'un nom de contact spécifique, une date limite ou des détails supplémentaires sur le message ou la demande.
- Urgence : Si l’appel est urgent, assurez-vous de l’indiquer clairement dans le message. Cela permet de prioriser la réponse ou l’action nécessaire.
- Votre nom : Si vous écrivez le message téléphonique pour quelqu'un d'autre, signez avec votre propre nom afin qu'il sache qui a pris le message.
N'oubliez pas d'être précis et complet dans la documentation de vos messages téléphoniques. Cela permet de garantir que toutes les actions ou réponses nécessaires sont effectuées efficacement, évitant ainsi les problèmes de communication ou la confusion.