Comment les autorités municipales ont-elles réagi aux appels téléphoniques ?
- Répondre à l'appel rapidement et courtoisement :Les fonctionnaires municipaux sont généralement formés pour répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle, saluer l'appelant et s'identifier ainsi que leur service.
- Écoutez les préoccupations de l'appelant et prenez des notes :Les responsables municipaux sont généralement prêts à écouter les préoccupations des appelants et à prendre note de tout détail important. Ces informations peuvent être utilisées pour résoudre le problème de l'appelant, lui fournir des informations ou l'orienter vers la personne ou le service approprié.
- Fournir des informations ou une assistance :Si l'appelant a une question ou une plainte, les responsables de la ville peuvent fournir des informations ou une assistance pour résoudre le problème. Cela pourrait impliquer de répondre à des questions sur les services de la ville, de fournir des références vers des agences ou des ressources compétentes, ou d'ouvrir une enquête sur une plainte.
- Planifier un rendez-vous ou un suivi :Dans certains cas, les agents de la ville peuvent fixer un rendez-vous avec l'appelant pour discuter plus en détail de son problème ou donner suite à sa demande.
- Transférer l'appel au service ou à la personne appropriée :Si le problème de l'appelant ne relève pas des responsabilités du responsable municipal, celui-ci peut transmettre l'appel au service ou à la personne appropriée qui peut le mieux aider l'appelant.
- Documenter l'appel :Les responsables de la ville peuvent documenter les détails de l'appel à des fins de tenue de dossiers ou pour référence future.
- Fournir des commentaires ou signaler un problème :Si l'appel est lié à une préoccupation ou à un problème avec les services de la ville, le responsable de la ville peut prendre des mesures pour résoudre le problème et signaler le problème au service ou à l'agence concerné.
- Remerciez l'appelant pour sa contribution ou ses commentaires :Les fonctionnaires municipaux sont généralement formés pour remercier les appelants pour leurs commentaires ou leurs commentaires, quelle que soit la nature de l'appel.
- Suivi :Le cas échéant, les responsables de la ville peuvent effectuer un suivi auprès de l'appelant pour s'assurer que son problème a été résolu ou pour fournir toute information ou assistance supplémentaire.
Les fonctionnaires municipaux sont censés traiter les appels téléphoniques de manière professionnelle, courtoise et réactive, car ces interactions sont souvent considérées comme le reflet des normes globales de service à la clientèle de la ville.