Comment créer une politique d'entreprise sur les téléphones portables
Presque tout le monde utilise un mobile aujourd'hui. Selon un sondage Marist 2009, 92% des Américains actifs en possèdent un. Les mobiles posent un dilemme aux entreprises : outils indispensables mais sources de baisse de productivité et de responsabilités accrues. Kelly Services rapporte qu'au moins 40% des entreprises US ont une politique mobile. Quelle que soit votre activité, une politique claire devrait être votre prochain message aux employés.
Instructions
Définir les enjeux
- Réunissez votre équipe : managers, RH, juristes, IT pour discuter des enjeux clés de l'usage mobile dans votre entreprise.
- Faites un brainstorming sur les problèmes concrets causés par les mobiles et leur rôle dans le travail des employés.
- Établissez des directives raisonnables selon votre contexte. Une équipe commerciale aura besoin du mobile en permanence. Une société de transport voudra le restreindre aux moments où les chauffeurs ne conduisent pas.
Règles de savoir-vivre
- Listez les règles de base d'étiquette mobile.
- Imposer le mode « vibreur » au travail.
- Interdire les mobiles en réunion.
- Encourager la messagerie vocale pour les appels non professionnels ou non urgents.
- Interdire le langage grossier au téléphone au travail.
- Recommander de parler bas ou de s'éloigner (10 pieds / 3 mètres recommandés par les experts) pour prendre un appel.
Productivité et remboursements
- Limitez appels et SMS personnels pendant les heures de travail. Une étude UC montre qu'après une interruption (appel/email), 25 minutes en moyenne pour reprendre la tâche initiale.
- Précisez quand les appels/SMS personnels sont autorisés (ex: pause déjeuner).
- Traitez l'usage des réseaux sociaux : limites pour usage personnel.
- Définissez quels appels sur mobile personnel sont remboursables. Exigez de surligner les frais professionnels sur la facture. Seuls les appels professionnels sont remboursés ; sanctions en cas d'abus.
- Règles pour mobiles d'entreprise : pas d'attente de vie privée. L'entreprise possède le numéro, les factures sont revues régulièrement. Signalement immédiat perte/vol. Informer si GPS équipé, conseiller de le désactiver hors travail.
Questions de responsabilité
- Vie privée : l'usage mobile risque la confidentialité. Définir si/quand utiliser l'appareil photo. Interdire dans les toilettes. Restreindre dans zones sensibles (R&D, archives). Conversations professionnelles en lieu privé, pas ascenseur ni restaurant public.
- Sécurité : accident en téléphonant au volant pendant le travail = poursuite possible. Interdire l'usage au volant pendant les heures de travail.
- Travailler avec les RH sur le harcèlement via mobile. Inclure démarches si employé menacé/harcelé par SMS, appels ou emails d'un collègue.