Comment créer un modèle d'arbre téléphonique d'urgence

Les arbres téléphoniques d'urgence sont un outil organisationnel utile, permettant de transmettre des messages à des groupes de personnes rapidement et efficacement. L'arbre divise la responsabilité des appels entre le groupe quand il y a une urgence ou le besoin de diffuser un message urgent. Par exemple, la première personne de l'arbre peut avoir trois personnes à appeler ; chacune de ces personnes appellera trois autres personnes. Cela se poursuit jusqu'à ce que tout le groupe ait le message. Vous pouvez créer un modèle d'arbre téléphonique d'urgence en utilisant la fonction SmartArt dans Word 2013.

Étape 1

Ouvrez un nouveau document dans Word 2013. Cliquez sur l'onglet « Insertion » en haut de la page, puis cliquez sur « SmartArt » dans le groupe Illustrations.

Étape 2

Cliquez sur « Hiérarchie » quand la fenêtre Choisir un graphique SmartArt s'ouvre. Regardez les options et sélectionnez un style de mise en page. Cliquez sur « OK » quand vous avez fini. Vérifiez que l'arbre a toutes les cases dont vous avez besoin, dans le bon ordre. Sinon, vous devrez ajouter, supprimer ou réorganiser des cases.

Étape 3

Ajoutez des cases supplémentaires. Cliquez sur une case pour en ajouter une autre à côté. Cliquez sur l'onglet « Création » et ouvrez le menu déroulant à côté de « Ajouter une forme » dans le groupe Créer un graphique sur la barre de menu. Sélectionnez « Ajouter une forme après » ou « Ajouter une forme avant » pour ajouter une nouvelle case au même niveau que celle que vous avez sélectionnée. Utilisez « Ajouter une forme au-dessus » ou « Ajouter une forme en dessous » pour insérer une case un niveau au-dessus ou en dessous. Si vous faites une erreur et voulez repositionner une case, cliquez sur « Promouvoir », « Rétrograder », « Monter » ou « Descendre ». Si vous voulez supprimer une case à tout moment, cliquez sur sa bordure et appuyez sur la touche « Suppr ».

Étape 4

Cliquez sur « Fichier », puis « Enregistrer sous » pour sauvegarder le document comme modèle. Choisissez un emplacement pour sauvegarder le fichier sur votre ordinateur, entrez un nom, puis cliquez sur la flèche sur la ligne « Type d'enregistrement ». Sélectionnez « Modèle Word » puis « Enregistrer ».

Étape 5

Ouvrez le modèle quand vous êtes prêt à créer un nouvel arbre téléphonique. Suivez le processus « Enregistrer sous » pour le sauvegarder comme un nouveau document Word pour éviter d'écraser le modèle. Cliquez sur une case pour entrer les coordonnées. Répétez ce processus jusqu'à ce que votre arbre soit complet.

Astuce

Si vous ne voulez pas créer votre propre arbre téléphonique d'urgence, vous pouvez télécharger des modèles Microsoft gratuits. Essayez de rechercher des organigrammes — ces modèles viennent souvent avec une mise en page de cases hiérarchiques facile à adapter.

Vous pouvez aussi utiliser SmartArt dans d'autres programmes Microsoft comme Excel et PowerPoint pour créer des arbres.