Comment archiver les messages de messagerie vocale
L'archivage de la messagerie vocale est devenu une exigence pour plusieurs types d'entreprises et sociétés. La SEC (Security and Exchange Commission) et la FINRA (Financial Industry Regulatory Agency) ont soumis les communications courantes en entreprise, y compris email, messages texte et messagerie vocale, aux réglementations d'archivage et de stockage. L'e-discovery et d'autres exigences rendent cette gestion de données importante pour préserver les dossiers d'entreprise. La messagerie vocale peut être délicate à archiver, car les entreprises peuvent avoir des lignes fixes, des téléphones VoIP et des téléphones portables qui sont tous soumis aux exigences d'archivage même après que l'utilisateur a supprimé le message.
Matériel nécessaire
- Liste d'inventaire des téléphones
- Programme d'archivage de messagerie vocale intégré
Instructions
Effectuez un inventaire de votre système téléphonique. Déterminez où se trouvent les téléphones de votre entreprise ou organisation et listez-les. Notez le type de connexion (ligne fixe, voix sur IP ou cellulaire).
Installez un programme logiciel d'archivage téléphonique qui intègre tous vos systèmes téléphoniques ensemble. Ce système doit prendre votre inventaire téléphonique et journaliser tous les messages vocaux. Ce programme pourra ensuite rechercher les messages vocaux par utilisateurs et numéros de téléphone utilisés.
Cataloguez ces messages vocaux selon les lois qui régissent votre entreprise ou organisation. Les exigences d'archivage d'une entreprise sont souvent définies par des organismes de réglementation. Les gouvernements ont souvent leurs propres règles liées à la façon dont les fichiers de messagerie vocale sauvegardés doivent être catalogués et stockés.
Stockez les fichiers ou transcriptions de messagerie vocale dans un endroit sûr et sécurisé. Certains messages vocaux doivent être transcrits pour être archivés. La plupart des réglementations permettent simplement que les messages vocaux soient sauvegardés sur un disque dur en format numérique. Certains doivent être archivés sur lecteurs de bande pour lecture. Comprendre les exigences qui régissent votre entreprise ou organisation vous permettra d'être conforme aux réglementations d'archivage de la messagerie vocale.