Comment utiliser Gmail pour le stockage de données ?
Vous pouvez télécharger et stocker des fichiers à l'aide de brouillons de message qui sont automatiquement enregistrés sur votre compte Gmail. Bien que Gmail puisse stocker vos données, cette méthode présente de nombreux inconvénients, notamment les limites de taille de fichier, les restrictions de type de fichier et l'absence de contrôle de version. Google Drive est le service de stockage en nuage de Google conçu pour vous aider à télécharger et à partager vos fichiers importants. Vous pouvez utiliser Google Drive pour partager des fichiers volumineux en insérant des liens vers les fichiers dans vos messages Gmail.
Joindre vos fichiers aux brouillons par e-mail
Composez un nouveau message ou ouvrez le message pour lequel vous souhaitez joindre vos fichiers. Cliquez sur le bouton "Joindre des fichiers", ressemblant à l'icône d'un trombone, sous votre message. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez joindre. Maintenez "Ctrl" tout en cliquant pour sélectionner plusieurs fichiers. Cliquez sur le bouton "Ouvrir". Une barre de progression apparaît au bas de votre message pendant que vos fichiers sont téléchargés sur Gmail ; une fois terminé, les noms de fichiers deviennent bleus. Saisissez un objet et un message facultatifs, puis cliquez sur le "X" pour fermer le message. Votre message est automatiquement enregistré en tant que brouillon sur le serveur de Google.
Avantages du stockage Gmail
Gmail vous aide à stocker vos données importantes au même endroit que votre e-mail pour éliminer le besoin d'accéder à d'autres services de stockage ou emplacements de fichiers. Vous pouvez localiser tous vos messages contenant des pièces jointes en saisissant "has:attachment" dans votre champ de recherche Gmail. Vous pouvez également attribuer des étiquettes à vos messages pour vous aider à organiser vos données jointes. Vous pouvez partager vos fichiers en envoyant ou en transférant vos messages contenant des pièces jointes à l'adresse e-mail de votre destinataire. Vous pouvez également accéder à vos fichiers en vous connectant à Gmail depuis n'importe quel navigateur Web.
Inconvénients du stockage Gmail
Gmail n'est pas conçu pour être utilisé comme solution de stockage de données avec une limite de taille de pièce jointe de 25 Mo, ce qui est loin d'être idéal pour une solution de stockage. De plus, par mesure de sécurité, Gmail bloque certains types de fichiers en tant que pièces jointes, tels que les fichiers exécutables avec une extension de fichier EXE. Consultez le site Web de l'assistance Google (lien dans les ressources) pour obtenir une liste complète des types de fichiers bloqués. Gmail ne vous fournit pas non plus les dossiers, le contrôle de la version des fichiers ou les outils de collaboration que l'on trouve dans le service de stockage en nuage ; vous ne pouvez pas facilement voir vos fichiers dans Gmail ni les organiser en catégories.
Stocker vos fichiers dans le cloud
Les comptes Google vous fournissent automatiquement 15 Go de stockage gratuit sur l'ensemble de ses services, y compris son service de stockage en nuage, Google Drive. Cliquez sur le bouton "Apps", ressemblant à une icône de neuf carrés, en haut de Gmail, puis sélectionnez "Drive" - ou visitez le site Web de Google Drive (lien dans les ressources). Cliquez sur le bouton "Télécharger" à côté de Créer, puis sur "Fichiers…" Ouvrez les fichiers que vous souhaitez télécharger sur votre stockage Google Drive. Vous pouvez également utiliser des fournisseurs de stockage cloud tiers comme alternative à votre compte Google. Ces services incluent Box, Dropbox et Microsoft OneDrive (liens dans les ressources).
Insertion de vos fichiers Google Drive dans Gmail
Alors que Gmail limite la taille des pièces jointes à 25 Mo, Google Drive vous offre une solution pour partager vos fichiers volumineux. Ouvrez un nouveau message ou un message existant dans Gmail. Cliquez sur le bouton "Insérer des fichiers à l'aide de Drive", ressemblant au logo Google Drive à côté du trombone, au bas de votre message. Cliquez pour sélectionner les fichiers que vous souhaitez insérer, en maintenant "Ctrl" pour sélectionner plusieurs éléments. Cliquez sur le bouton "Insérer". Les liens vers vos fichiers insérés apparaissent en haut de votre message. Si vous envoyez l'e-mail à un destinataire, il peut cliquer sur les liens pour afficher vos fichiers.