Comment créer un manuel de formation dans Word

Prendre le temps de rédiger un manuel de formation des employés peut sembler une tâche laborieuse. L'utilisation des fonctionnalités de Microsoft Word 2007 facilite une partie du processus de développement. Avant de commencer à écrire, faites un peu de planification. Décidez quelles tâches vos employés doivent accomplir et ce qui peut être écrit pour les aider. Prévoyez de porter vous utiliserez le manuel de formation - dans un cours en face à face ou une visite autoguidée. Une fois que vous avez une idée du type de manuel dont vous aurez besoin, voici quelques-unes des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour concrétiser votre idée.

Étape 1

Utilisez la fonction de présentation dans Word pour créer une liste à plusieurs niveaux des tâches que vos employés doivent apprendre. Ce processus vous aidera à décider de la durée de votre manuel et vous aidera à décomposer les tâches en plus petits morceaux, plus faciles à expliquer à un nouvel employé. Pour utiliser la fonction de plan de Word, vous commencez avec un document vierge et sélectionnez l'onglet "Accueil". Dans le groupe Paragraphe, il y a trois boutons :puces, numéros et listes à plusieurs niveaux. Choisissez "listes à plusieurs niveaux" ou vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas pour une galerie de choix décrivant. Vous pouvez également créer le vôtre. Rédigez votre plan pour votre manuel. Pour passer au niveau suivant d'une liste à plusieurs niveaux, appuyez sur "Tab". Pour revenir à un numéro de liste précédent, appuyez sur "Maj + Tab." Inscrivez les étapes de votre formation et les autres informations pour expliquer à vos employés comment effectuer les tâches nécessaires à leur travail.

Étape 2

Utilisez la fonction d'en-tête et de pied de page dans Word pour ajouter des numéros de page, des sections de contenu et un titre pour chaque page de votre document. Les en-têtes et les pieds de page sont des références visuelles permettant à l'employé de savoir où ils se trouvent dans le matériel de formation. Lorsque vous faites une formation, ajouter des numéros de page vous aide à vous référer à certaines pages ainsi qu'à certains sujets. Cliquez sur l'onglet « Insertion », puis dans la section En-tête et pied de page, sélectionnez « En-tête ». Vous aurez le choix entre plusieurs styles d'en-tête ou vous pourrez en créer un vous-même. L'en-tête apparaît sur chaque page de votre manuel, ou vous pouvez choisir de le faire apparaître sur des pages opposées si vous souhaitez que votre manuel ressemble davantage à un livre. Les pieds de page apparaissent au bas de la page et sont généralement utilisés pour les numéros de page, les dates et les informations de propriété. Cliquez sur "Pied de page" dans la section En-tête et pied de page et, tout comme la section En-tête, vous aurez le choix entre plusieurs styles.

Étape 3

Ajoutez une page de couverture ou une page de titre à votre matériel de formation pour le différencier des autres éléments que vous donnez à votre employé, comme un manuel de l'employé. Créez votre page de titre en cliquant sur l'onglet "Insérer" puis en cliquant sur "Page de couverture" dans la section Pages. Vous verrez un certain nombre de styles de page de couverture parmi lesquels choisir ou vous pouvez créer le vôtre. Donnez à votre manuel de formation un titre descriptif; inclure la date de création et le ou les auteurs, car les manuels de formation sont souvent un effort de groupe.

Étape 4

Ajoutez des titres pour vous aider à créer votre table des matières pour votre document de formation. Cela aidera également à organiser visuellement votre document pour en faciliter l'utilisation par votre employé. Créez des styles d'en-tête pour chaque section de votre document en utilisant le plan que vous avez créé (ce n'est pas la même chose qu'un en-tête, qui va en haut de la page). Les styles de titre sont des styles de police que vous utilisez pour indiquer les différentes sections de votre formation, ainsi que les différentes sous-sections.

Si vous écriviez un manuel de formation sur la façon de rédiger une correspondance commerciale, votre titre 1 serait "Comment rédiger une lettre commerciale" et ensuite votre sous-titre serait "Ce qu'il faut inclure". Pour marquer le titre 1 et le titre 2, sélectionnez l'onglet "Accueil". Dans la section des styles, vous verrez un certain nombre de styles différents parmi lesquels vous pouvez choisir, notamment Titre 1, Titre 2, Sous-titre, etc. Sélectionnez le texte de votre Titre 1 et cliquez sur le style Titre 1 pour indiquer son importance dans votre plan. Cliquez sur la section suivante de votre plan pour créer un titre 2. Parcourez tout votre plan, en sélectionnant Titre 1 et Titre 2. Ceux-ci seront inclus dans votre table des matières lorsque vous aurez terminé.

Étape 5

Ajoutez une table des matières (TOC) pour aider vos employés à trouver les informations dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Si vous avez déjà ajouté les titres 1 et 2 à votre document, demandez à Word de créer la table des matières pour vous. Cliquez au début de votre document à l'endroit où vous souhaitez que la table des matières apparaisse (généralement après la page de couverture) et cliquez sur "Références", puis cliquez sur "Table des matières" dans la section Table des matières. Vous verrez une liste des tables automatiques que vous pouvez utiliser. Cliquez sur l'une des sélections automatiques et votre table des matières devrait apparaître, en utilisant les styles de titre de votre plan.

Étape 6

Organisez les titres et les sections de votre manuel de formation dans un ordre étape par étape. La section finale et la plus essentielle du manuel est l'index. Plus votre index est complet, plus votre élève pourra rechercher des réponses par numéro de page et par sujet par la suite. Pour créer un index, mettez en surbrillance le mot que vous souhaitez mettre dans l'index. Cliquez sur « Références », puis sur « Marquer l'entrée ». Continuez ainsi pour chaque élément que vous souhaitez ajouter à votre index. Une fois cela fait, faites défiler jusqu'à la fin de votre manuel de formation et insérez l'index en cliquant sur "Références", puis sur "Insérer l'index".

Étape 7

Vérifiez l'orthographe et enregistrez votre fichier. Une fois que vous avez créé votre premier manuel de formation, vous pouvez transformer ce manuel en modèle pour d'autres manuels de formation en cliquant sur le bouton "Ouvrir Office", puis sur "Enregistrer sous". Lorsque la boîte de dialogue apparaît, dans la section "Enregistrer sous le type", cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Modèle Word (.dotx). Vous pourrez ensuite réutiliser votre travail sur un autre manuel de formation.

Astuce

Ajoutez des graphiques et d'autres illustrations à votre document pour aider les employés à comprendre ce que vous écrivez.

Assurez-vous de tester toutes les informations de formation utilisées dans le manuel avec au moins une autre personne avant de donner votre matériel de formation à vos employés.

Word 2003 et Word 2007 ont des interfaces différentes. Bien que ces suggestions soient écrites pour Word 2007, vous pouvez effectuer les mêmes fonctions dans Word 2003.