Comment restaurer des transactions supprimées sur QuickBooks
Si vous avez accidentellement supprimé une transaction dans QuickBooks, vous pouvez la restaurer à nouveau. La méthode pour ce faire dépend de la façon dont les transactions ont été supprimées. Les transactions intentionnellement supprimées ou modifiées apparaissent dans la piste d'audit de QuickBooks et peuvent être restaurées en saisissant à nouveau les informations. Les transactions accidentellement perdues à cause d'un problème informatique ou d'une perte de données peuvent être restaurées à l'aide d'un fichier de sauvegarde, à condition que la sauvegarde soit à jour.
Restauration des transactions supprimées à l'aide de la piste d'audit
Étape 1
Cliquez sur le bouton "Rapports" dans la barre de menu supérieure. Faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton "Comptables et taxes". Lorsque le menu latéral s'ouvre, cliquez sur l'onglet "Audit Trail". C'est la piste d'audit qui capture chaque transaction saisie, modifiée ou supprimée. Cette fonctionnalité permet d'éviter les problèmes de fraude en enregistrant la date, l'heure et l'utilisateur qui a modifié ou supprimé la transaction.
Étape 2
Cliquez sur la case de plage de dates "De" et choisissez le jour où vous pensez que la transaction a été supprimée. Pour la date "Au", choisissez soit le même jour, soit si vous n'êtes pas sûr du jour, vous pouvez exécuter le rapport par semaine ou par mois. Cliquez sur le bouton "Actualiser" et la piste d'audit affichera toutes les transactions dans la plage de dates que vous avez spécifiée.
Étape 3
Faites défiler la liste des transactions et double-cliquez sur celle qui a été supprimée. Notez chaque élément de la transaction. La piste d'audit est organisée par l'utilisateur qui a créé ou modifié la dernière transaction, puis par type de transaction, puis par date de création, puis par date de modification.
Étape 4
Entrez à nouveau les détails de la transaction supprimée. S'il s'agit d'une facture supprimée accidentellement, créez une nouvelle facture avec les détails de la transaction supprimée. S'il s'agit d'une facture ou d'un paiement de facture, créez une nouvelle facture ou un nouveau paiement de facture avec les détails supprimés.
Restauration de transactions supprimées à l'aide de fichiers de sauvegarde
Étape 1
Restaurez le dernier fichier de sauvegarde. Si la transaction supprimée est l'une des rares transactions, vous pouvez restaurer le fichier de sauvegarde le plus récent. Pour ce faire, cliquez sur le menu "Fichier" de QuickBooks et faites défiler jusqu'au bouton "Ouvrir ou restaurer l'entreprise".
Étape 2
Cliquez sur le bouton "Restaurer une copie de sauvegarde" et cliquez sur "Suivant". Le logiciel vous invite à répondre à la question « La copie de sauvegarde est-elle stockée localement ou en ligne ? » Si vous avez stocké la sauvegarde sur un lecteur externe ou un lecteur flash, choisissez le bouton "Sauvegarde locale" et cliquez sur suivant.
Étape 3
Recherchez la copie de sauvegarde la plus récente stockée sur votre ordinateur. Le logiciel vous invite à choisir l'emplacement dans lequel il doit rechercher le fichier de sauvegarde. Sélectionnez cet emplacement et cliquez sur "OK". Lorsque vous voyez la sauvegarde la plus récente, double-cliquez dessus, puis cliquez sur "OK".
Étape 4
Choisissez un emplacement pour enregistrer cette copie de sauvegarde. Après avoir localisé le fichier de sauvegarde, le logiciel vous demande de spécifier où vous souhaitez enregistrer le nouveau fichier d'entreprise. Choisissez l'emplacement par défaut du lecteur externe ou du lecteur flash que vous utilisez actuellement et cliquez sur "OK".
Étape 5
Ouvrez le fichier et vérifiez la présence des transactions supprimées. Entrez à nouveau les transactions qui ont été saisies entre le moment où les transactions ont été supprimées et le moment où vous les avez restaurées. Ressaisissez toutes les données saisies à la suite de la transaction supprimée, si nécessaire.
Astuce
Idéalement, un fichier de sauvegarde devrait être créé à la fin de chaque journée de saisie de données dans QuickBooks.
Avertissement
Les informations contenues dans cet article s'appliquent à QuickBooks 2014. Elles peuvent varier légèrement ou considérablement avec d'autres versions ou produits.