Les avantages d'un système de gestion de fichiers
Au fur et à mesure que votre entreprise entre dans une ère de distribution numérique, vous devrez décider de passer ou non d'un système de classement papier à un système de gestion de fichiers numérique. Bien que le passage à un système de classement entièrement informatisé puisse sembler intimidant, les avantages évidents d'avoir un système de classement numérique en ont incité de nombreuses personnes à faire la transition.
Coût réduit
En raison du coût de la location d'un bien immobilier pour stocker la documentation, l'archivage numérique commence à s'amortir dès sa mise en place. Comme il n'y a pas de paperasse physique, les coûts de traitement et de transfert de documents dans les deux sens sont considérablement réduits. Cela permet également aux documents qui doivent être stockés sous forme papier d'être classés dans des emplacements plus petits et moins coûteux.
Se mettre au vert
La réduction de l'empreinte carbone de votre entreprise peut être un facteur important pour atteindre la base de consommateurs soucieux de l'environnement d'aujourd'hui. Cela peut grandement améliorer l'image de l'entreprise, offrir des avantages fiscaux et réduire le coût des fournitures. Un système de classement numérique peut changer positivement tout le travail de base d'une entreprise, et le passage à un système "plus écologique" peut offrir de nombreuses opportunités publicitaires.
Flux de travail plus fluide
La récupération de copies papier de documents classés et stockés physiquement peut être un long processus ouvert à l'erreur humaine, aux problèmes de sécurité et à la perte physique. Ce n'est pas le cas avec un système numérique. En quelques instants, un document peut être consulté au bureau de la personne qui en a besoin. Cela se traduit par une période de travail plus courte, permettant des progrès plus rapides et plus de temps pour développer des projets.
Sécurité supérieure
Alors qu'un système de classement papier traditionnel peut être ouvert et consulté par toute personne y ayant accès, un système de classement numérique peut fournir différents niveaux de protection qui peuvent préserver la confidentialité des documents. En utilisant des mots de passe, des dossiers spécifiés pour différents utilisateurs, le cryptage des données et des pistes d'audit qui vous permettent de garder une trace de qui a accédé à quels fichiers et quand, un système de gestion de fichiers peut garder vos documents beaucoup plus sécurisés.
Archivage fiable
Les documents papier et les fichiers peuvent être détruits par une manipulation excessive, des dommages causés par un incendie, des inondations et d'autres catastrophes naturelles. Étant donné que les données peuvent être stockées sur des serveurs partout dans le monde, vous pouvez archiver vos documents commerciaux en toute sécurité sans avoir à vous soucier des dommages matériels potentiels. Vous pouvez également rendre vos données archivées portables, en utilisant des éléments tels que des disques durs amovibles, des clés USB et des CD.