Les avantages d'un système de gestion de fichiers numérique

Alors que votre entreprise entre dans l'ère de la distribution numérique, vous devez décider de passer d'un classement papier à un système de gestion de fichiers numérique. Si la transition peut sembler intimidante, les avantages nets d'un classement numérique ont convaincu beaucoup d'entreprises de franchir le pas.

Coûts réduits

Grâce à l'économie de location d'espace pour stocker la documentation, le classement numérique s'autofinance dès sa mise en place. Sans papier physique, les coûts de manipulation et de transfert de documents chutent. Les documents devant rester sur papier peuvent être archivés dans des locaux plus petits et moins chers.

Écologie (Going Green)

Réduire l'empreinte carbone de votre entreprise séduit les consommateurs soucieux d'écologie. Cela améliore l'image de marque, apporte des avantages fiscaux et réduit les coûts de fournitures. Un système numérique transforme les fondations de l'entreprise et offre des opportunités de communication « verte ».

Flux de travail plus fluide

Récupérer des copies papier classées physiquement est long, source d'erreurs humaines, de problèmes de sécurité et de pertes. Avec un système numérique, un document est accessible en quelques secondes au bureau de qui en a besoin. Cela raccourcit les délais, accélère les projets et libère du temps pour le développement.

Sécurité renforcée

Un classement papier est accessible à quiconque a accès au local. Un système numérique offre plusieurs niveaux de protection : mots de passe, dossiers par utilisateur, chiffrement des données, pistes d'audit (qui a accédé à quoi et quand). Vos documents sont bien plus sécurisés.

Archivage fiable

Les documents papier peuvent être détruits par manipulation excessive, incendie, inondation, catastrophes. Les données stockées sur serveurs (n'importe où dans le monde) sont à l'abri des dégâts matériels. Vous pouvez aussi rendre vos archives portables : disques durs externes, clés USB, CD/DVD.