Comment imprimer des chèques avec Excel

Si vous dirigez une petite entreprise, la paie est une partie coûteuse et chronophage des opérations. Cependant, grâce à la technologie, vous n'avez pas à payer un service tiers ni à investir dans un logiciel coûteux pour créer des chèques sur papier. Vous pouvez facilement imprimer des chèques de paie à partir d'Excel, mais il est essentiel d'avoir le bon papier et l'encre pour l'impression afin que vos employés puissent déposer leur paie.

Modèle Excel d'impression de chèques

La première étape si vous souhaitez imprimer des chèques de paie à partir d'Excel consiste à trouver un modèle. Vous pouvez facilement les trouver grâce à une recherche sur le Web. Les modèles de base fournis avec Excel n'incluent pas les chèques, mais vous pouvez trouver des modèles utiles pour la documentation de support comme les feuilles de temps.

Une fois que vous avez trouvé et téléchargé un modèle d'impression de chèques pour Excel, vous saisissez des informations spécifiques au destinataire et à l'argent déboursé. Vous enregistrez le chèque au format PDF, que vous pouvez ensuite imprimer et distribuer à l'employé.

Avoir un modèle PDF d'impression de chèques ne suffit pas. Les institutions financières font preuve de diligence pour prévenir la fraude, vous ne pouvez donc pas imprimer un chèque sur du papier ordinaire et le faire passer pour officiel. Si possible, obtenez les exigences auprès des institutions financières auxquelles vos employés font appel pour s'assurer que vos chèques ne seront pas refusés. Celles-ci peuvent inclure des spécifications de papier, de taille et de police.

Trouver le bon papier

Après avoir utilisé le modèle d'impression de chèques dans Excel et créé les chèques au format PDF, l'étape suivante consiste à confirmer que le papier et l'encre que vous devez utiliser pour les chèques fonctionnent avec l'imprimante que vous possédez déjà. Sinon, vous devez acheter une nouvelle imprimante.

Lorsque vous imprimez le chèque sur une imprimante, il doit être sur un papier plus épais que celui que vous utilisez pour l'impression quotidienne. Par exemple, Bank of America exige que les chèques soient sur papier avec les spécifications suivantes :

• Taille comprise entre 7,75 x 2,75 pouces et 8,75 x 3,667 pouces
• Entre 24 lb et 44 lb de poids
• Le grain du papier est horizontal.

La bonne nouvelle est que vous pouvez acheter papier d'impression de chèques qui répond à la plupart des exigences bancaires. Rendez-vous dans un magasin de fournitures de bureau local ou achetez en ligne et assurez-vous que le papier est compatible avec le type d'imprimante que vous possédez.

Trouver la bonne encre

Vous ne pouvez pas simplement exécuter vos chèques sur une imprimante utilisant des cartouches d'encre standard. Les banques exigent la reconnaissance de caractères à encre magnétique encre ou toner pour les chèques. Si vous imprimez sur une imprimante à jet d'encre, vous avez besoin d'encre MICR, tandis que l'impression de vos chèques sur une imprimante laser nécessite un toner MICR.

Si vous envisagez d'imprimer des chèques de paie à partir d'Excel, vous devez également faire attention aux exigences bancaires en matière d'encre. Avec Bank of America, vous ne pouvez pas utiliser le mode recto verso pour imprimer vos chèques. Si vos chèques de paie sont recto-verso, le verso doit être imprimé avec de l'encre non-MICR. If you take advantage of security features to prevent tampering, such as watermarks or chemical voids, make sure your printing process is compliant with destination banks' regulations.