Comment imprimer des chèques avec Excel
Si vous gérez une petite entreprise, la paie est une partie coûteuse et chronophage des opérations. Grâce à la technologie, vous n'avez pas à payer un service tiers ou investir dans un logiciel cher pour créer des chèques papier. Vous pouvez facilement imprimer des chèques de paie depuis Excel, mais il est essentiel d'avoir le bon papier et l'encre adaptée pour que vos employés puissent déposer leur paie.
Modèle d'impression de chèques Excel
La première étape pour imprimer des chèques de paie depuis Excel est de trouver un modèle. Une recherche web en donne facilement. Les modèles de base fournis avec Excel n'incluent pas de chèques, mais vous trouverez des modèles utiles pour la documentation de soutien comme les feuilles de temps.
Une fois trouvé et téléchargé un modèle d'impression de chèques pour Excel, saisissez les infos spécifiques au destinataire et au montant. Enregistrez le chèque en PDF, puis imprimez et distribuez à l'employé.
Avoir un modèle PDF d'impression de chèques ne suffit pas. Les institutions financières sont vigilantes contre la fraude, vous ne pouvez pas imprimer un chèque sur papier ordinaire et le faire passer pour officiel. Si possible, obtenez les exigences des institutions financières utilisées par vos employés pour être sûr que vos chèques ne seront pas refusés. Cela peut inclure spécifications de papier, taille et police.
Trouver le bon papier
Après avoir utilisé le modèle Excel et créé les chèques en PDF, vérifiez que le papier et l'encre requis fonctionnent avec votre imprimante. Sinon, il faut acheter une nouvelle imprimante.
L'impression doit se faire sur un papier plus épais que pour l'impression courante. Par exemple, Bank of America exige un papier avec :
- Dimensions entre 19,7 x 7 cm et 22,2 x 9,3 cm
- Poids entre 90 et 165 g/m² (24-44 lb)
- Grain du papier horizontal.
Bonne nouvelle : vous pouvez acheter du papier pour impression de chèques satisfaisant la plupart des exigences bancaires. Allez en magasin de fournitures de bureau ou achetez en ligne en vérifiant la compatibilité avec votre type d'imprimante.
Trouver la bonne encre
Vous ne pouvez pas passer vos chèques en imprimante avec des cartouches standard. Les banques exigent de l'encre ou toner MICR (Reconnaissance de Caractères à l'Encre Magnétique). Sur imprimante à jet d'encre, il faut de l'encre MICR ; sur laser, du toner MICR.
Si vous imprimez des chèques de paie depuis Excel, respectez aussi les exigences bancaires sur l'encre. Chez Bank of America, pas de mode recto-verso pour les chèques. Si vos chèques sont double face, le verso doit être imprimé en encre non-MICR. Si vous utilisez des fonctions de sécurité anti-falsification (filigranes, vides chimiques), assurez-vous que votre processus d'impression est conforme aux règlements des banques de destination.