Étiquette téléphonique en cas d'absence au bureau

Congés, urgences familiales, formations : il faut gérer les appels destinés à un collègue absent, et préparer sa propre absence.

Jours de congé

Ne divulguez pas la vie privée. Pour des raisons de confidentialité et sécurité, n'indiquez pas où le collègue est en vacances ni son motif personnel. Réponse type : « Il/elle est absent(e) aujourd'hui ; puis-je prendre un message ? »

Absences courtes (pause, réunion)

Dites que la personne est « loin de son bureau » et proposez de prendre un message. Un rappel rapide de la part du collègue est recommandé.

Absence programmée (durée connue)

Soyez transparent : la personne est sortie et reviendra. Donnez l'heure prévue de retour.

Messagerie vocale

Enregistrez un message clair, court, mentionnant le jour de retour.

Redirection vers un collègue

Si pertinent, indiquez dans l'accueil le nom et le numéro/extension d'un collègue pouvant aider pendant votre absence.