Comment enregistrer un message vocal
Enregistrer un message (répondeur ou messagerie) peut impressionner. On a un seul essai pour un message laissé à autrui ; pour son propre accueil, on peut répéter. Dans les deux cas, une stratégie préalable assure une communication claire.
Matériel nécessaire
- Système de réponse téléphonique
Laisser un message à quelqu'un
- Parlez lentement et distinctement. L'interlocuteur peut prendre des notes ou avoir une déficience auditive. Montrez de la considération.
- Donnez l'essentiel au début et à la fin : prénom, nom, numéro. Eileen O. Brownell (Training Solutions) : « Personne n'écoute un long message plusieurs fois pour trouver qui appelle et où rappeler. »
- Souriez. On entend le sourire dans la voix. Le stress s'entend aussi.
- Soyez bref. Ne couvrez pas tous les points. Dites qu'un rappel est nécessaire pour plus de détails.
- Limitez les options de réponse. Max 2-3 choix. Ex. : « Appelez-moi au 06… ou mail à… ». Trop d'options déroutent.
Créer son propre message d'accueil
- Écrivez un script. Cela structure le message et permet de l'affiner.
- N'énoncez pas l'évident. « Je ne peux pas répondre », « Je suis absent » : l'appelant le sait déjà.
- Donnez d'autres contacts : mobile, email.
- Moins de 20 secondes. Plus court = mieux. L'appelant a un but : vous laisser l'info.
- Soyez personnel. Dans un monde automatisé, une voix chaleureuse et naturelle change tout. Répétez le script jusqu'à ce qu'il sonne spontané.