Comment remplacer son répondeur par une messagerie vocale
La messagerie vocale offre plusieurs avantages sur le répondeur classique. Elle est facilement accessible à distance, indépendamment de la ligne téléphonique, évitant ainsi les signaux d'occupation. Elle est aussi plus fiable : insensible aux fils défectueux ou aux coupures de courant. Remplacer son répondeur par la messagerie vocale peut sembler impressionnant, mais c'est assez simple.
Instructions
Acheter un système de messagerie vocale
Réfléchissez au nombre de boîtes vocales nécessaire. Les forfaits standards incluent une seule boîte pour tous les utilisateurs, tandis que les offres étendues proposent plusieurs boîtes accessibles depuis le menu de la messagerie.
Vérifiez la durée de conservation des messages. La boîte vocale les garde un temps limité avant suppression, généralement 14 à 21 jours.
Décidez de la durée maximale d'un message. La plupart des opérateurs offrent 3 minutes, certains jusqu'à 5 minutes.
Déterminez la capacité de stockage. La plupart proposent 20 messages, avec extension possible via un forfait supérieur.
Examinez les fonctions avancées. Certaines transcrivent les messages vocaux en texte et les envoient par email. D'autres envoient une notification email à chaque nouveau message. Beaucoup fournissent un numéro pour consulter sa messagerie à distance. Une nouveauté permet de recevoir des fax sur la messagerie vocale, consultables à tout moment par le titulaire.
Configurer la messagerie vocale
Appelez la messagerie vocale et familiarisez-vous avec le menu. Beaucoup de systèmes proposent un guide pour la première utilisation, puis un message préenregistré. Apprenez quelles touches effectuent quelles actions, ne vous inquiétez pas si vous êtes un peu perdu au début, l'expérience viendra.
Gardez une copie imprimée des options du menu pour référence rapide.
Remplacez le code PIN prédéfini par un code personnel. Le système génère généralement un code aléatoire que vous pouvez modifier. Mémorisez-le ou choisissez un chiffre qui a du sens pour vous.
Enregistrez un message d'accueil personnel pour les appelants transférés sur votre messagerie. Restez simple, comme pour un répondeur classique. Demandez de laisser un numéro de rappel et un bref motif d'appel.
Débranchez votre ancien répondeur de la ligne téléphonique. Ce n'est pas strictement obligatoire, mais le laisser branché risque de le faire décrocher avant la messagerie vocale, annulant votre investissement.