Comment animer une conférence téléphonique
Instructions
Planifiez l'appel conférence. Invitez tous les participants requis et demandez-leur s'ils pourront y assister. Tenez une liste des participants. Vérifiez que chacun aura accès à un téléphone pour l'appel.
Envoyez les informations à tous les participants une semaine avant la réunion pour leur rappeler la date et l'heure. Incluez le numéro de la ligne de conférence et les instructions de connexion.
Préparez un ordre du jour et envoyez-le deux jours avant l'appel. Listez tous les sujets à aborder et les noms des intervenants pour chaque point. Prévoyez une session de questions-réponses à la fin et allouez-lui du temps supplémentaire. Demandez aux participants de lire l'ordre du jour et de vous envoyer leurs questions ou préoccupations. Compilez les réponses.
Composez le numéro de conférence et lancez l'appel. Enregistrez la conférence si votre ligne le permet. Demandez à chacun de signaler sa présence et notez les participants. Ouvrez la conférence en annonçant le premier point de l'ordre du jour et l'intervenant (ex. M. Dupont), et demandez de garder les questions pour la session prévue.
Enchaînez les points. Après le premier sujet, annoncez clairement le suivant et l'intervenant suivant (ex. Mme Martin pour le point 2). Continuez ainsi jusqu'à épuisement de l'ordre du jour. Ensuite, ouvrez la session questions-réponses. Notez toutes les questions et les réponses.
Clôturez l'appel lorsqu'il n'y a plus de questions, en annonçant sa fin.