Comment le président une conférence téléphonique

L'individu moyen a participé à une conférence téléphonique une ou deux fois . Conférence consiste à relier trois personnes ou plus à un appel téléphonique. Bien que le processus de connexion les appelants ensemble est simple , le premier d'une conférence ne peut pas être aussi clair et net . Le président de l'appel est la personne qui sera considéré comme incompétent devrait l'appel vont de travers , donc une préparation est la clé de présider avec succès une conférence téléphonique . Instructions
Le 1

faire une liste de tous les participants qui participeront . Avoir une liste des participants disponible vous permettra de savoir qui est censé être sur l'appel .
2

Distribuer documents pertinents aux participants au moins 24 heures avant la conférence téléphonique . Les participants seront plus enclins à poser des questions et comprendre votre programme de la conférence si elles sont en mesure de voir les matériaux que vous serez parle.
3

Envoyer un rappel à tous les participants demandé un deux heures avant la conférence téléphonique . Cela aidera à maintenir une conférence pleine et dissuader traînards fin de perturber l'appel .
4

Décidez de la durée de la discussion de chaque thème et donner à chaque sujet un temps de questions /réponses pause . Cette méthode permet aux participants de poser des questions sur chaque sujet pendant qu'il est couvert sans allonger la durée totale de l'appel.
5

Créer un calendrier de la conférence téléphonique . Si les participants savent combien de temps l'appel va durer, ils l'apprécient , car ils seront mieux en mesure de planifier leur journée autour de votre temps de la conférence .
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connecter à la conférence téléphonique au moins dix minutes avant l'arrivée des participants . Arrivée en début vous donnera une chance d'interagir avec les premiers arrivants à votre conférence et trouver leurs noms pour vérifier votre liste de participants en attendant d'autres arrivent.
7

Demande à tous les participants de placer leurs téléphones sur muet tandis que la conférence est en cours , sauf si une question ou commentaires est en cours exprimé . Comme la plupart des conférences sont organisées avec de nombreux participants différents , ne seront pas tous comprendre l'importance de la position de bruit et d'autres perturbations . Il est plus facile de parler dans le calme à un groupe d'appelants que de bruit que l'animal de compagnie de quelqu'un qui n'est pas en sourdine .