Comment présider efficacement une conférence téléphonique

Instructions

1. Listez tous les participants attendus. Cela vous permet de savoir qui doit être présent.

2. Diffusez les documents pertinents au moins 24h avant. Les participants pourront préparer questions et comprendre l'agenda.

3. Envoyez un rappel 1 à 2h avant l'appel. Maintient le taux de présence et limite les retards perturbateurs.

4. Définissez la durée de chaque sujet et un temps de questions-réponses par sujet. Permet d'aborder les questions sans allonger l'appel global.

5. Établissez un planning de la conférence et communiquez-le. Les participants pourront organiser leur journée.

6. Connectez-vous 10 min avant le début. Accueillez les arrivants précoces, notez leurs noms sur votre liste en attendant les autres.

7. Demandez à tous de mettre leur téléphone en sourdine sauf lorsqu'ils parlent. Beaucoup ignorent l'importance de couper les bruits parasites. Mieux vaut parler dans le calme que de crier par-dessus un chien non mis en sourdine.