Que devez-vous faire lorsque vous recevez des instructions verbales par téléphone?
Pendant les instructions:
* Écoutez attentivement: Minimisez les distractions et concentrez-vous uniquement sur la conversation.
* Posez des questions de clarification: N'hésitez pas à demander des éclaircissements si quelque chose n'est pas clair. Reformat des instructions dans vos propres mots pour vous assurer de les comprendre correctement ("donc, si je comprends correctement, vous voulez que je ...")
* Prenez des notes: Notez les détails des clés, les dates, les temps, les noms, les nombres et toutes les étapes spécifiques. Utilisez des abréviations si nécessaire, mais assurez-vous que vos notes vous sont lisibles.
* Répétez les instructions de retour: Après chaque étape ou section, résumez ce que vous avez entendu pour confirmer la précision. Ceci est particulièrement important pour les instructions complexes. ("Juste pour être sûr, vous aimeriez que j'envoie le rapport par e-mail à John Doe à 17 heures demain, n'est-ce pas?")
* Confirmez les étapes suivantes: Renseignez-vous sur les prochaines étapes du processus et que faire après avoir terminé la tâche actuelle.
* être poli et respectueux: Maintenez un ton professionnel et courtois tout au long de la conversation.
Après les instructions:
* Passez en revue vos notes: Une fois l'appel terminé, passez immédiatement vos notes pour assurer leur précision et leur exhaustivité.
* suivi (si nécessaire): Si quelque chose reste clair ou si vous avez besoin de plus de clarifications, n'hésitez pas à contacter à nouveau la personne rapidement.
* Organisez vos notes: Gardez vos notes organisées et accessibles pour une référence facile lors de la réalisation des instructions.
* Exécutez soigneusement les instructions: Portez une attention particulière aux détails tout en effectuant les tâches.
En suivant ces étapes, vous pouvez réduire considérablement le risque d'interprétations erronées et assurer la réussite des tâches attribuées.