Quelles sont les fonctions de la RFID ?

Les fonctions d'un système d'étiquetage par identification par radiofréquence (RFID) incluent le contrôle interne des immobilisations, le contrôle interne des actifs chargés en dépenses et la prévention du vol. Le système RFID implique une étiquette et un lecteur. Quand il est scanné, l'antenne dans l'étiquette capte l'onde radio et renvoie une réponse au lecteur.

Inventaires physiques

Un élément clé du contrôle interne des immobilisations est l'inventaire physique, durant lequel un auditeur localise et enregistre tous les actifs capitalisés. La fonction du système RFID est de faciliter l'inventaire physique. Une étiquette RFID doit être physiquement attachée à l'actif au moment de l'acquisition et enregistrée dans la fiche de propriété. Le numéro de tag devient alors l'identifiant principal de l'actif car il est lié à toutes les informations de la fiche concernant cet actif. Des tags pré-numérotés peuvent aussi fournir un contrôle numérique.

Durant un inventaire physique/audit, l'auditeur scanne l'étiquette RFID sur chaque actif. Cela déclenche une transmission qui « coche » les actifs dans la base de données de la fiche de propriété. L'auditeur peut alors imprimer la liste des actifs et voir lesquels n'ont pas été localisés.

Contrôle interne des actifs chargés en dépenses

Les entreprises peuvent choisir d'utiliser des étiquettes RFID sur des actifs plus petits aussi, car un bon système de contrôle de propriété inclut tous les actifs de l'entreprise, surtout ceux qui peuvent être volés ou perdus. L'entreprise devrait utiliser un système ou fichier séparé pour les actifs chargés en dépenses, car ce sont les actifs capitalisés qui génèrent des charges d'amortissement périodiques et doivent être réconciliés avec les états financiers. Le contrôle interne ne devrait pas dépendre du coût d'un article ou des politiques de capitalisation.

Prévention du vol

Les entreprises avec un volume de vol élevé ou dans une industrie à informations hautement classifiées peuvent choisir d'installer des scanners RFID aux portes. Le scanner alerterait le réceptionniste ou l'agent de sécurité si un employé tentait de partir avec un article étiqueté.

RFID vs étiquetage code-barres

Le principal inconvénient de l'étiquetage code-barres est que les étiquettes peuvent se salir et devenir difficiles à lire. L'étiquette RFID combat cet inconvénient car le lecteur n'a besoin d'être qu'à quelques mètres de l'étiquette ; il ne nécessite pas de visibilité directe. Cela réduit aussi le temps requis pour compléter un inventaire physique grâce à son fonctionnement.

Le principal inconvénient des étiquettes RFID est le coût ; elles sont bien plus chères, partly parce qu'elles nécessitent une intégration système et un intégrateur. Cependant, le temps économisé (incluant la rémunération horaire de l'analyste d'inventaire) peut l'emporter sur le coût initial.