Comment créer un carnet d'adresses sur un ordinateur

Créer un carnet d'adresses sur votre ordinateur est un excellent moyen de garder tous vos contacts en un seul endroit. Et Microsoft Excel est le meilleur logiciel pour créer un carnet d'adresses sur un ordinateur. Excel est largement disponible et accessible à la plupart de tous, et il est très facile à utiliser. La création d'un carnet d'adresses dans Excel implique simplement la configuration et la mise en forme de quelques colonnes, puis la saisie d'informations. Une fois le carnet d'adresses configuré, il peut être facilement utilisé pour le publipostage ou comme liste de référence. Les instructions ci-dessous vous aideront à configurer un carnet d'adresses dans Excel 2003 ou Excel 2007.

Étape 1

Ouvrez Microsoft Excel sur votre ordinateur. Vous verrez qu'une feuille de calcul s'ouvre avec des lignes et des colonnes prédéterminées. Vous utiliserez ces lignes et colonnes pour configurer votre carnet d'adresses.

Étape 2

Ajoutez un titre en haut de la feuille de calcul. Cela vous aidera à vous rappeler quelles informations se trouvent dans un carnet d'adresses particulier. Vous devrez peut-être configurer différents carnets d'adresses pour divers objectifs – par exemple, un pour les membres d'un club de lecture et un pour les membres de la famille. Avoir un titre clair vous aidera à garder tout organisé. Mettez le titre en gras et augmentez la taille de la police, en utilisant les outils de la barre d'outils supérieure.

Étape 3

Sautez quelques lignes après le titre et entrez les en-têtes pour les colonnes du carnet d'adresses. Les en-têtes de colonnes suivants seront très utiles : Nom, Adresse, Ville, État, Code postal, Numéro de téléphone, Numéro de fax et Adresse e-mail. Tapez ces en-têtes dans les colonnes A à H, respectivement. Il est très important que chaque élément soit entré dans une colonne séparée.

Étape 4

Centrez et mettez en gras les en-têtes de colonnes. Pour ce faire, cliquez sur le numéro de ligne à gauche de la ligne d'en-têtes. Cela mettra en surbrillance, ou sélectionnera, toute la ligne. Ensuite, utilisez les outils gras et centrer sur la barre d'outils supérieure.

Étape 5

Entrez les informations de contact dans chaque colonne. Les informations pour chaque contact doivent être entrées sur une ligne séparée. Selon le nombre de contacts que vous avez, cela pourrait prendre un certain temps. Mais rappelez-vous, vous n'aurez à le faire qu'une seule fois. À l'avenir, vous n'aurez qu'à ajouter de nouveaux contacts et mettre à jour les informations. Si vous n'avez pas certains éléments d'information pour certains contacts, laissez la cellule vide. N'oubliez pas d'utiliser les abréviations d'état à deux lettres que la poste exige.

Étape 6

Formatez le texte dans la colonne Code postal pour que tous les codes postaux aient la même apparence. Mettez en surbrillance tout le texte dans la colonne, sauf l'en-tête de colonne. Cliquez droit sur les cellules en surbrillance et sélectionnez "Format de cellules". Cliquez sur l'onglet "Nombre", puis cliquez sur "Spécial" dans la zone "Catégorie". Cliquez sur "Code postal" ou "Code postal+4" dans la zone "Type". Cliquez sur "OK". Cela fera en sorte que tous les codes postaux aient la même apparence.

Étape 7

Formatez le texte dans la colonne Numéro de téléphone pour que tous les numéros de téléphone dans la colonne aient la même apparence. Mettez en surbrillance le texte dans la colonne Numéro de téléphone, sauf l'en-tête de colonne. Cliquez droit dessus et sélectionnez "Format de cellules". Dans l'onglet "Nombre", sélectionnez "Spécial" dans la zone "Catégorie". Cliquez sur "Numéro de téléphone" dans la zone "Type". Cliquez sur "OK".