Comment créer des étiquettes d'adresse

Microsoft Word 2013 offre des fonctionnalités de création d'étiquettes et de publipostage, vous permettant de concevoir et de créer des étiquettes de publipostage de n'importe quelle taille. Pour créer des étiquettes d'adresse à envoyer à plusieurs destinataires - appelé publipostage - vous devez fournir à Word les adresses de vos contacts sous une forme quelconque - par exemple, utilisez vos contacts Outlook ou créez une feuille de calcul Excel avec vos contacts. La plupart des applications vous permettent d'exporter des données sous forme de fichier de valeurs séparées par des virgules, que vous pouvez ensuite fournir à Word lors du publipostage.

Si vous avez besoin d'imprimer un petit nombre d'adresses, vous pouvez entrer les informations pendant que vous effectuez le publipostage; les données saisies de cette manière sont enregistrées pour une utilisation future.

Astuce

Vous pouvez également créer des étiquettes à l'aide de Microsoft Publisher.

Créez vos étiquettes

Utilisez la fonction Fusion et publipostage de Word pour créer des étiquettes à envoyer à plusieurs contacts.

Étape 1 :Démarrer le publipostage

Dans un document Word vierge, sélectionnez les Envois puis sur Démarrer le publipostage dans le groupe Démarrer le publipostage. Choisissez Libellés dans le menu déroulant.

Avertissement

Assurez-vous que le document est vide car Word supprime tout contenu lors de la création de l'étiquette.

Étape 2 :Configurez vos étiquettes

Dans les Options de libellé boîte de dialogue, choisissez ces options :

• Informations sur l'imprimante :Vous pouvez probablement conserver les paramètres par défaut ici, sauf si votre imprimante est une imprimante à alimentation continue plutôt qu'une imprimante qui imprime des pages individuelles ou si vous disposez de plusieurs bacs à papier.
  
• Vendeurs d'étiquettes :Sélectionnez le fournisseur dans la liste déroulante Labelvendors, puis choisissez le numéro de produit de ce fournisseur, par exemple "5160 Easy Peel Address Labels", un produit courant d'Avery.
  

Si votre produit ne figure pas dans la liste déroulante Numéro de produit, choisissez un produit qui vous semble similaire, puis cliquez sur Détails ou Nouveau Lab l pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez personnaliser la taille de la page, les marges, la taille des étiquettes, etc.

Étape 3 :Affichez vos étiquettes

Cliquez sur OK pour configurer vos libellés, puis OK à nouveau à l'invite vous avertissant que tout contenu du document sera supprimé.

Vous ne verrez peut-être aucun changement dans votre document à ce stade, mais Word a créé un tableau pour définir vos étiquettes. Pour voir les lignes définissant les libellés, sélectionnez la Mise en page et choisissez Afficher le quadrillage du groupe Tableau.

Configurer un publipostage avec votre liste d'adresses

Étape 1 :Préparez votre fichier de données

Avant d'utiliser Word pour configurer un publipostage, assurez-vous que le fichier contenant vos adresses contient les informations souhaitées.

Si vos adresses sont dans Excel, par exemple, assurez-vous que votre document Excel contient des colonnes avec des informations d'adresse complètes.

Si vos adresses se trouvent dans Outlook, vérifiez vos informations de contact pour vous assurer qu'elles correspondent à vos attentes.

Étape 2 :Choisissez vos destinataires

Choisissez Sélectionner les destinataires dans le groupe Démarrer le publipostage de l'onglet Publipostage. Ici, choisissez soit :

• Tapez une nouvelle liste :utilisez cette option si vous n'avez pas de source de données et que vous prévoyez de saisir manuellement les noms et adresses lors du publipostage.
  
• Utiliser une liste existante :Choisissez cette option si vous avez un fichier contenant les noms et adresses. Il peut s'agir d'un fichier Excel ou Access, ou vous pouvez utiliser un autre type de fichier de données tel qu'un fichier HTML ou Word contenant un seul tableau, ou tout fichier texte avec des champs séparés par des tabulations, des virgules ou d'autres caractères.
  
• Choisir parmi les contacts Outlook :Cette option vous permet de sélectionner des contacts spécifiques parmi vos contacts Outlook.
  

Astuce

Si vous n'avez pas l'intention d'imprimer des étiquettes pour l'ensemble de votre liste de diffusion, sélectionnez Modifier la liste des destinataires et sélectionnez uniquement les contacts souhaités.

Étape 3 :Ajouter des champs de publipostage

Word ne sait pas automatiquement comment vous voulez que vos étiquettes soient conçues, donc l'étape suivante consiste à créer un espace réservé pour définir où les adresses doivent apparaître sur chaque étiquette. Alors que vous pouvez sélectionner des champs individuels tels que le nom, l'adresse et la ville à afficher sur vos étiquettes, Word fournit un bloc d'adresse de base qui inclut les bases de l'adresse.

Sélectionnez Bloc d'adresse dans le groupe Écrire et insérer des champs pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un bloc d'adresse. Ici, personnalisez la façon dont l'adresse doit apparaître, comme le format du nom du destinataire et s'il faut insérer le nom de l'entreprise.

Astuce

Sélectionnez Faire correspondre les champs pour personnaliser le mappage si l'aperçu de l'adresse ne ressemble pas à ce que vous souhaitez.

Étape 4 :formater le texte

Pour personnaliser la police utilisée pour le texte de l'adresse -- si la police normale par défaut de Word ne s'affiche pas bien, par exemple -- sélectionnez le champ <> sur votre feuille d'étiquettes en veillant à sélectionner également les chevrons "<<...>>". Dans l'onglet Accueil, personnalisez la police si nécessaire.

Dans la plupart des cas, vous souhaiterez également réduire l'espacement entre les lignes lorsque vous imprimez des étiquettes d'adresse. Ouvrez la boîte de dialogue Paragraphe en cliquant sur sa flèche déroulante, puis ajustez l'espacement dans Espacement rubrique.

Étape 5 :Mettre à jour les libellés

Lorsque la mise en forme et les champs des étiquettes sont configurés, cliquez sur Mettre à jour les étiquettes du groupe Champs d'écriture et d'insertion. Cela propage le champ <> à toutes les étiquettes de la feuille.

Prévisualiser et imprimer les étiquettes

Étape 1 :Prévisualiser la fusion

Sélectionnez Aperçu des résultats dans le groupe Aperçu des résultats sous l'onglet Mailings. Utilisez les flèches droite et gauche pour afficher des pages supplémentaires. Si le texte nécessite une mise en forme supplémentaire, cliquez sur Aperçu du résultat à nouveau pour désactiver l'aperçu, puis reformater si nécessaire.

Étape 2 :terminez la fusion et l'impression

Choisissez Terminer et fusionner dans le groupe Terminer pour terminer le publipostage et imprimer les étiquettes.